Algemene werkwijze: Boekhoudkoppeling RoomRaccoon

RoomRaccoon heeft naast alle functionaliteiten die standaard in de software zitten ook de mogelijkheid om financiële gegevens te verwerken. Er zijn twee manieren waarop dit mogelijk is. De eerste is een volautomatische boekhoudkoppeling en de tweede is de financiële rapportage in RoomRaccoon. Heb je gekozen om een van de twee mogelijkheden te gaan gebruiken dan is het raadzaam om deze handleiding volledig door te nemen. RoomRaccoon gaat namelijk aan de slag met de data die in onze software geproduceerd wordt. Als data niet of niet correct geproduceerd wordt in onze software dan is het ook niet mogelijk dit correct in de rapportage of boekhouding te verwerken. Dit document is bedoeld voor gebruikers van RoomRaccoon en voor boekhouder van de gebruiker.

Algemene werkwijze

Zoals je waarschijnlijk weet is RoomRaccoon ontstaan om de bedrijfsvoering van een hotel in Breda beter te laten verlopen. De software van RoomRaccoon kan de ondernemer veel tijd en geld besparen, voorwaarde is wel dat er goed gebruik van gemaakt wordt. RoomRaccoon en ook de aanvullende financiële module hebben invloed op je bedrijfsvoering. Om alles zo optimaal te laten verlopen willen we je graag inzicht geven in de werking van de financiële module en laten zien hoe je bedrijfsprocessen optimaal kunt inrichten.

Informatie die door RoomRaccoon wordt verwerkt
RoomRaccoon is in de basis een hotel reserveringsysteem dat reserveringen verwerkt. Met het verwerken van die reserveringen komt ook informatie beschikbaar die van dienst kan zijn voor je boekhouding. We sommen graag even voor je op welke informatie dat is:  - Facturen: Inclusief specificatie van omzetten en btw rekeningen.  - Betalingen: In ons systeem kun je aangeven hoe betalingen gedaan worden, contant, creditcard etc. - Toeristenbelasting - Datums van verblijf, betaling en moment van boeking.

Verwerking naar de boekhoudingEr zijn voor RoomRaccoon twee triggers om zaken te verwerken voor de boekhouding. De ene trigger is het aanmaken van een betaling op de reserveringsdetailpagina.  De andere is het aanmaken van een factuur.





Momenten van verwerking
Indien je gebruikt maakt van een automatische boekhoudkoppeling wordt de informatie eens per 24 uur naar het boekhoudpakket gestuurd. Dit gebeurt ’s nachts. Mochten er wijzigingen plaatsvinden in het systeem voordat het verstuur moment plaatsgevonden heeft dan hoeft er niets gecorrigeerd te worden voor de boekhouding. (De relevante informatie die beschikbaar is op het moment van versturen is de informatie die verstuurd wordt). Wil je zaken wijzigen na het moment van versturen dan zal de software een melding geven dat dit niet mogelijk is. De wijzigingen zullen dan middels een creditfactuur of wijziging op de betaling doorgevoerd moeten worden, daarover later meer.