DateV Buchhaltungsintegration

DateV ist eine sichere Buchhaltungssoftware für den deutschen Markt. Sie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und liefert dir einen detaillierten Finanzüberblick deiner Unterkunft.

In diesem Guide zeigen wir dir, wie du mit DateV arbeitest, deine Daten aus RoomRaccoon vorbereitest und alles richtig in DateV Unternehmen Online und DateV Rechnungswesen hochlädst.

Was du über den DateV-Import wissen musst

Der Import in DateV besteht aus zwei Teilen:

• Rechnungen → werden in DateV Rechnungswesen hochgeladen

• Zahlungen → werden in DateV Unternehmen Online hochgeladen

Ohne DateV Unternehmen Online kannst du den Import nicht nutzen.

Du kannst dir die nötigen Dateien in RoomRaccoon hier herunterladen: Finanzmodul > Tab Finanzbericht

Wichtige Infos zu DateV

• DateV funktioniert auf Rechnungsbasis:
   Einnahmen ohne Rechnung werden nicht importiert.
   Hast du eine Anzahlung, aber der Rest wird im gleichen Monat nicht bezahlt? Dann musst du eine Teilrechnung erstellen.

• Zahlungen, die keiner Rechnung zugeordnet sind, tauchen im Import nicht auf. Ein rotes Ausrufezeichen zeigt dir eine nicht verknüpfte Zahlung.

So verknüpfst du Zahlungen: Klick auf das Rechnungs-Icon und wähle die passende Rechnung.

Wenn eine Rechnung im gleichen Monat gutgeschrieben wird, musst du keine Zahlungen mehr verknüpfen – Rechnung und Gutschrift heben sich auf.

Wenn eine bezahlte Rechnung aus einem Vormonat gutgeschrieben wird, musst du auch die Zahlungen stornieren, indem du negative Zahlungen mit der Gutschrift verknüpfst.

Debitorenverwaltung

• Es gibt nur einen Debitor für alle Gäste.

• Jede Rechnung ohne zugeordnete Zahlung wird als Debitorenrechnung behandelt und taucht im Debitorenbericht auf.

• Die Zahlungsmethode „Banküberweisung“ solltest du nur auswählen, wenn die Zahlung wirklich eingegangen ist.

Add-ons verwalten

Wenn du DateV einrichtest:

• Verknüpfe alle Add-ons mit einem Konto, damit die richtige MwSt. berechnet wird.

• Falls ein Add-on nicht in RoomRaccoon registriert ist, kannst du es direkt in der Buchung zuordnen.

Wenn ein Konto fehlt, bekommst du den Fehler: „Fehlendes Konto“

Wenn du ein bereits fakturiertes Add-on gutschreiben willst, buche es nochmal mit negativem Betrag und verbinde es mit dem gleichen Konto wie das Original.

Für die Buchhaltung

• Die XML-Datei (Umsatz) muss über den Belegtransfer in DateV Unternehmen Online hochgeladen werden.

• Die CSV-Datei (Zahlungen) kommt direkt ins DateV Rechnungswesen.

In Unternehmen Online musst du die Einstellung „Positionsebene“ aktivieren, nicht „Summenebene“. Nur so wird alles korrekt auf die Konten verteilt.

Die Bearbeiterrechte in DateV sollten auf „Erweitert“ stehen.

DateV Unternehmen Online vorbereiten

Vor dem Hochladen richte DateV Unternehmen Online so ein:

Schritt 1: Anwendungen → Belege → Schraubenschlüssel-Icon → Verarbeitungseinstellungen → Kundenrechnungen → Erweitert

Schritt 2: Anwendungen → Belege → Schraubenschlüssel-Icon → Einstellungen → Erweiterte Einstellungen → Erweiterte Einstellungen konfigurieren → Rechnungsdatenschnittstelle

Schritt 3: Prüfe das Geschäftsjahr: Anwendungen → Belege → Rechts auf „Jahreswechsel“ klicken und kontrollieren, ob das aktuelle Jahr eingestellt ist.

Tipp: Das wird oft vergessen, weil es nicht Teil des Standard-Workflows ist.

So lädst du Daten in DateV hoch

• Nutze die XML-Schnittstelle „DATEV Belegtransfer“ – du brauchst keine zusätzliche Software.

• Nimm die ZIP-Datei aus RoomRaccoon (nicht entpacken!).

• Speichere sie im Ordner: „Rechnungsausgang“ des jeweiligen Mandanten.

• Lade die ZIP-Datei hoch – DateV entpackt sie automatisch.

In DateV Unternehmen Online bereitstellen: Anwendungen → Belege → Bereitstellen

In DateV Rechnungswesen abrufen: Mandanten hinzufügen → Beleg-/Kassenstapel aus Kassenbuch/Belege online → Daten abrufen

Gut zu wissen

• RoomRaccoon übermittelt alle Infos an DateV – inklusive bezahlter und unbezahlter Rechnungen sowie der gewählten Zahlungsmethoden.

• Wenn du diese Schritte befolgst, läuft alles sauber und du bist gesetzlich auf der sicheren Seite.