Integrazione contabile con DateV

DateV è un software di contabilità sicuro pensato per il mercato tedesco. Rispetta tutti i requisiti legali e ti offre una panoramica finanziaria dettagliata della tua struttura.

Questa guida ti spiega come lavorare con DateV, come preparare i dati da RoomRaccoon per l’importazione e come caricarli correttamente su DateV Unternehmen Online e DateV Rechnungswesen.

Come funziona l’importazione in DateV

L’import in DateV è composto da due parti:

• Fatture → da caricare su DateV Rechnungswesen

• Pagamenti → da caricare su DateV Unternehmen Online

Non puoi usare questi import senza avere DateV Unternehmen Online attivo.

Puoi scaricare i file necessari da RoomRaccoon qui: Modulo Finance > Financial Report

Info importanti su DateV

• DateV si basa sulle fatture:
   Se non hai emesso una fattura, il ricavo non sarà importato.
   Se ricevi un acconto ma il saldo arriva in un altro mese, crea una fattura parziale.

• I pagamenti non collegati a una fattura non vengono inclusi. Un punto esclamativo rosso indica un pagamento non collegato.

Per collegare un pagamento: Clicca sull’icona della fattura e seleziona quella giusta.

Se una fattura viene stornata nello stesso mese, non serve collegare pagamenti. La fattura e la nota di credito si compensano.

Se una fattura pagata di un mese precedente viene stornata, devi anche stornare i pagamenti legati, collegando pagamenti negativi alla nota di credito.

Gestione dei debitori

• C’è un solo debitore per tutti gli ospiti.

• Ogni fattura senza pagamento associato viene segnata come debito e compare nel report dei debitori.

• Il metodo di pagamento “Bonifico bancario” va selezionato solo quando il pagamento è davvero arrivato.

Gestione degli add-on

Quando configuri DateV:

• Associa sempre gli add-on a un conto per applicare l’IVA corretta.

• Se un add-on non è registrato in RoomRaccoon, puoi assegnarlo manualmente nella prenotazione.

Se manca il conto, vedrai l’errore: “Missing ledger”

Se devi stornare un add-on già fatturato, registralo di nuovo con importo negativo e collega lo stesso conto dell’add-on originale.

Per il commercialista

• Il file XML (ricavi) va caricato su DateV Unternehmen Online via Belegtransfer.

• Il file CSV (pagamenti) va caricato direttamente su DateV Rechnungswesen.

Assicurati che Unternehmen Online sia impostato su “Positionsebene” e non su “Summenebene”, così la ripartizione sui conti è precisa.

I permessi dell’editor in DateV devono essere impostati su “avanzato”.

Preparare DateV Unternehmen Online

Prima di caricare i dati, configura così DateV Unternehmen Online:

Passo 1: Applicazioni → Documenti → Icona chiave inglese → Impostazioni di elaborazione → Fatture clienti → Avanzato

Passo 2: Applicazioni → Documenti → Icona chiave inglese → Impostazioni → Impostazioni avanzate → Configura impostazioni avanzate → Interfaccia dati fattura

Passo 3: Verifica l’anno fiscale:  Applicazioni → Documenti → Lato destro clicca su “Cambio anno” per confermare che l’anno fiscale sia aggiornato.

Nota: molti commercialisti si dimenticano di questo passaggio perché non fa parte del flusso standard.

Come caricare i dati su DateV

• Usa l’interfaccia XML "DATEV Belegtransfer" — non serve nessun programma a pagamento extra.

• Prendi il file ZIP scaricato da RoomRaccoon (non scompattarlo!).

• Mettilo nella sottocartella: “Rechnungsausgang” del cliente di riferimento.

• Carica il file ZIP — DateV lo decomprime in automatico.

Per rendere i documenti disponibili su DateV Unternehmen Online:
 Applicazioni → Documenti → Fornisci

Per recuperare i dati su DateV Rechnungswesen:
 Aggiungi cliente → Ricevuta / Registro cassa da libro cassa / documenti online → Recupera dati

Buono a sapersi

• RoomRaccoon invia tutti i dati a DateV, comprese fatture pagate e non pagate e i metodi di pagamento associati.

• Se segui questi step, tutto il processo sarà fluido e la contabilità sarà precisa e conforme alla normativa tedesca.