¿Qué son los “Documentos”?

Dentro del PMS de RoomRaccoon, los Documentos se utilizan para comunicarte con tus huéspedes. 

Para más información sobre los diferentes tipos de documentos, consulta la sección Documentos de RoomRaccoon.

¿Hay otros documentos que se pueden configurar para enviarse automáticamente?

En resumen, los documentos que se envían automáticamente son:

• Confirmación de reserva

• Confirmación de cancelación

• Confirmación de reserva para huéspedes recurrentes

• Pre-llegada

• Recordatorio previo a la estanci (si está configurado)

• Post-Salida

• Confirmación de pago (si está configurado)

• Confirmación de check-in online (si está configurado)

• Confirmación de check-out online (si está configurado)

Fuera de estos, no hay otros documentos que puedan configurarse para envío automático. Sin embargo, puedes crear un documento personalizado para un propósito o evento concreto.

Configuración de Documentos

¿Cómo configuro un documento?

Para aprender cómo configurar un documento y los pasos necesarios, consulta este artículo.

¿Quién puede editar o añadir un documento?

Los cambios o la creación de nuevos documentos solo pueden realizarlos el gerente o un miembro del equipo con acceso de usuario con permisos de gestión.

¿Qué es una etiqueta de reemplazo (replace tag)?

El valor de la etiqueta se sustituye por la información real que el huésped o el titular de la reserva haya introducido.

Por ejemplo, si usas: %guest_firstname%, aparecerá el nombre del huésped tal como se haya introducido en la reserva. Puedes usar estas etiquetas para personalizar tus documentos.

¿Por qué no aparece información en el email aunque haya etiquetas de reemplazo en la plantilla?

Si la información correspondiente a la etiqueta no está disponible en la reserva, el campo se quedará en blanco. 

Ejemplo: si usas %guest_firstname% pero el huésped no ha rellenado ese dato, no se mostrará nada en el email.

¿Por qué mi documento no muestra el nombre del huésped?

¿Hay información rellenada en la sección “Huésped y tarifa”? Si no es así, no hay datos que extraer al documento.

Consejo: no se puede crear una reserva sin un titular. Por tanto, una opción más segura sería usar las etiquetas de reemplazo del booker por si no se ha hecho el check-in online.

¿Cómo elimino un documento?

Abre el documento en el módulo Documentos. Desplázate hasta abajo y haz clic en el botón rojo Eliminar este documento permanentemente.

¿Puedo cambiar la ubicación de Google Maps en mis documentos?

Sí, puedes. Si la ubicación que aparece en Google Maps no es precisa, puedes ajustarla creando un documento personalizado y modificando el enlace de Google Maps según los pasos indicados en el artículo.

Envío de Documentos

¿Puedo enviar un documento a una categoría de habitación específica?

Sí. Abre un documento existente o crea uno nuevo. En la parte derecha, verás la opción “Documento único por categoría”.

Simplemente selecciona la categoría (o categorías) a la que quieres que se aplique el documento.

¿Dónde puedo editar la hora a la que se envía un documento?

Solo puedes modificar el momento de envío para los documentos de pre-llegada, recordatorio previo a la estanci, post-salida.

Hazlo desde el módulo Ajustes > baja hasta Emails > y usa los campos para indicar el número de días antes o después de la estancia en los que se debe enviar.

¿Qué documentos recibiré yo (el hotelero) como copia?

Recibirás una copia de todos los documentos que RoomRaccoon envíe a tus huéspedes.

Consejo: puedes crear filtros en tu bandeja de entrada para organizar mejor estos correos. Consulta con tu proveedor de email, como por ejemplo Gmail, para saber cómo hacerlo.

No quiero recibir más copias de los documentos en mi bandeja de entrada. ¿Se puede desactivar?

No, esta función no se puede desactivar. No queremos que te pierdas comunicaciones importantes como cancelaciones o confirmaciones de reserva.

• Sin embargo, puedes crear filtros en tu email para organizarlos automáticamente. Consulta con tu proveedor de correo electrónico para saber cómo hacerlo.

• También puedes cambiar el correo electrónico en los ajustes de cuenta si prefieres recibir estos correos en otra dirección.

¿Dónde veo qué documentos se han enviado a mis huéspedes?

1. Abre la reserva

2. Desplázate hasta la sección Documentos

3. Ahí encontrarás la lista de todos los documentos enviados, junto con la fecha y hora.

También puedes consultarlo en la línea de tiempo de la reserva.