Welke documenten kan ik instellen om automatisch te verzenden? 

Samengevat zijn de documenten die automatisch worden verzonden:

• Boekingsbevestiging

• Bevestiging van annulering 

• Boekingsbevestiging voor terugkerende gast 

• Voor aankomst

• Na vertrek

• Betalingsbevestiging - als je dit hebt ingesteld 

• Online Check-in bevestiging - als je deze instelling hebt 

• Online Check-out bevestiging  - als je deze instelling hebt 

Naast deze documenten zijn er geen documenten die kunnen worden ingesteld om automatisch te worden verzonden. Je kunt echter wel een aangepast document instellen voor een specifiek doel of evenement. 

Waar wijzig ik het tijdstip waarop een document wordt verzonden? 

Je kunt alleen het tijdstip van verzenden bewerken voor het document voor aankomst en na vertrek. Je kunt dit doen in de module Instellingen > scroll naar beneden naar E-mails > gebruik de velden om het aantal dagen vóór of na het verblijf toe te voegen dat je wilt verzenden. 

Wat is een replace tag?

De waarde in de tag wordt vervangen door de informatie die gasten en boekers hebben ingevoerd. Als je bijvoorbeeld: %guest_firstname% gebruikt, verschijnt de naam van de gast (die je hebt ingesteld bij gasteninformatie) in de verstuurde e-mail. Je kunt replace tags gebruiken om documenten te personaliseren.

Waarom wordt er geen informatie weergegeven in de e-mail hoewel er een replace tag in het document template staat? 

Houd er rekening mee dat als de informatie in de replace tag niet beschikbaar is in de reservering, deze blanco zal blijven. Bijvoorbeeld: als de replace tag %guest_firstname% wordt gebruikt in je template, maar de gast heeft deze informatie niet ingevuld, dan worden er geen gegevens getoond in de e-mail.

Waarom toont mijn document de naam van de gast niet? 

Is er informatie ingevuld in het gedeelte Gast & Tarief ? Zo niet, dan zijn er geen gegevens die je in het document kunt opnemen.

Tip: je kunt geen reservering maken zonder boeker, dus een veiligere optie is om de boeker replace tags te gebruiken voor het geval de online check-in niet is ingevuld.

Wie kan een document wijzingen of aanmaken? 

Wijzigingen in het document of het maken van een nieuw document kan alleen worden gedaan door de manager of door een medewerker van het team met manager-toegang.

Van welke documenten ontvang ik (de hotelier) een kopie? 

Je ontvangt een kopie van alle documenten die RoomRaccoon naar je gasten stuurt.

Tip: om je inbox te organiseren, kun je filters maken die deze e-mails automatisch sorteren in speciale mappen. Als je wilt weten hoe, neem dan contact op met je e-mailprovider, zoals bijvoorbeeld Gmail.

Ik wil de document-kopieën niet meer in mijn inbox ontvangen. Kan ik dit uitschakelen? 

Nee, je kunt deze functie niet uitschakelen. We willen niet dat je belangrijke communicatie mist, zoals annuleringen of boekingsbevestigingen. Maar om je inbox te organiseren, kun je filters aanmaken die deze e-mails automatisch sorteren in speciale mappen. Als je wilt weten hoe, neem dan contact op met je e-mailprovider, zoals bijvoorbeeld Gmail. Daarnaast kun je het e-mailadres in de accountinstellingen wijzigen als je deze e-mails liever op een ander account ontvangt.