Een factuur maken

Hoe koppel ik meerdere reserveringen aan een factuur? 

Dit kun je doen door de reserveringen te koppelen. Volg daarvoor de volgende stappen: 

1. Zorg dat je de naam van de boeker & beide reserveringsnummers bij de hand hebt. Open de eerste reservering;

2. Klik op het koppelingsicoon en vul het reserveringsnummer in dat je wilt koppelen. Zorg ervoor dat je op opslaan klikt. 

3. Je zult nu zien dat de reserveringen zijn gekoppeld. Je kunt betalingen en facturen beheren vanuit de hoofdreservering. Als je echter al een betaling of factuur hebt geregistreerd, kun je deze niet koppelen aan de hoofdreservering. 

Belangrijk:  Er mag geen betaling of factuur in de reservering staan die je wilt koppelen, betalingen kunnen alleen in de hoofdreservering worden geplaatst.

Hoe wijzig ik het factuurnummer? 

Elke factuur die je aanmaakt krijgt een nieuw factuurnummer. Je kunt het nummer niet handmatig wijzigen.  Als je om wat voor reden dan ook de nummerreeks wilt wijzigen, kun je dit doen bij Instellingen > scroll naar beneden naar het factuur gedeelte. 

Belangrijk: We raden onze gebruikers aan om de instellingen voor factuurnummers alleen aan het begin van het fiscale jaar te wijzigen, om problemen met je boekhouder of boekhouding te voorkomen. 

Hoe combineer ik de add-ons op mijn factuur? 

Je kunt dit doen door naar Instellingen te gaan > scroll naar beneden naar het Factuur gedeelte. Schakel het selectievakje 'Combineer dezelfde add-ons in één factuurregel item' in.

Wat moet ik doen als er add-ons aan de reservering zijn toegevoegd nadat de factuur is aangemaakt?

In dit geval heb je twee opties:

• Maak een nieuwe factuur aan voor alleen de add-ons, of

• Crediteer de originele factuur en maak daarna een nieuwe factuur aan met de bijgewerkte add-ons.

Hoe maak ik meerdere facturen voor één reservering aan?

Als je aparte facturen nodig hebt – bijvoorbeeld één voor de kamerprijs en een andere voor alle extra’s – kun je twee facturen aanmaken door specifieke regels te selecteren voor elke factuur. In het voorbeeld hieronder zijn alleen de minibar items geselecteerd, dus die verschijnen op die factuur.

Hoe wijzig ik de naam op de factuur?

Om de naam op een factuur die al is aangemaakt te wijzigen, moet je eerst de bestaande factuur crediteren. Daarna kun je een nieuwe factuur aanmaken met de juiste gegevens.

Hoe maak ik de factuur op naam van de gast in plaats van de boeker?

Bij het aanmaken van de factuur kun je de factuurhouder selecteren. 

Je kunt de factuur opmaken voor:

• Een nieuwe boeker – gebruik het + icoon om een boeker toe te voegen die nog niet in je systeem staat.

• Via het dropdown-menu kun je de huidige boeker of gast van de reservering selecteren.

• Met de zoekfunctie kun je een andere bestaande boeker in je systeem opzoeken.

Zorg ervoor dat je eerst de gastgegevens zoals het adres hebt ingevuld in de reservering of in het gastenprofiel.

Hoe wijzig ik de bedrijfsgegevens op de factuur?

Om bedrijfsgegevens zoals de bedrijfsnaam, btw-nummer of het adres te wijzigen, ga je naar het Boekerprofiel en pas je daar de gegevens aan.

Waarom kan ik geen factuur aanmaken?

Controleer svp het volgende:

•  Heb je een boeker toegevoegd aan de reservering? 

• Heb je al grootboeken voor je add-ons? 

• Als je nog steeds geen factuur kunt maken, neem dan contact op.

Hoe maak ik de factuur aan de gast in plaats van aan de boeker?

Als je wijzigingen wilt aanbrengen op een factuur, moet je eerst de factuur crediteren en vervolgens een nieuwe factuur maken. Volg deze handleiding om een factuur te maken voor de boeker of de gast.

Een factuur crediteren 

Hoe verwijder ik een factuur? 

Facturen kunnen niet worden verwijderd. Zodra een factuur is aangemaakt, staat deze vast. Als je een factuur wilt wijzigen, bewerken of verwijderen, doe je dit door de factuur te crediteren. Dit is vanwege je financiële rapportage en boekhouding. Meer informatie over het crediteren van een factuur vind je in dit artikel. 

Waarom moet ik een factuur crediteren? 

Als je een factuur verwijdert, wordt het factuurbedrag uit je omzetrapport verwijderd en krijg je een transactie zonder bijbehorende factuur. Voor een correcte boekhouding is het belangrijk om een factuur te crediteren in plaats van te verwijderen, zodat je de hele transactie bijhoudt. Door een factuur te crediteren, archiveer je deze voor controle en fraudepreventie.

Betalingen 

Hoe maak ik een factuur aan als de gast betaalt met contant of buiten RaccoonPay om?

Voeg de betaling handmatig toe aan de reservering en verwerk daarna de factuur.

Mijn factuur toont een negatief bedrag (bijv. -€6). Hoe los ik dit op?

Een negatief bedrag verschijnt als het totaal van de gekoppelde betalingen lager is dan het factuurbedrag. Dit betekent dat er nog een openstaand saldo is dat niet volledig is gedekt.

Om dit op te lossen, bekijk je de betalingen die aan de factuur gekoppeld zijn en controleer je of het totaal overeenkomt met het volledige factuurbedrag.

Hoe koppel ik een factuur aan een betaling als ik de factuur al heb gemaakt?

Je kunt de betaling op elk gewenst moment koppelen aan de factuur door het factuur-icoon naast de vastgelegde betaling te gebruiken. 

Hoe koppel ik meerdere betalingen aan een factuur? 

Volg deze stappen om meerdere betalingen aan dezelfde factuur te koppelen; 

1. Zorg ervoor dat je eerst de factuur aanmaakt. 

2. Je kunt nu het factuur icoon bij de vastgelegde betalingen gebruiken om te koppelen aan de factuur. Je kunt zoveel betalingen aan één factuur koppelen als je wilt. 

Een factuur versturen 

Hoe verstuur ik de factuur naar de gast? 

Het versturen van de factuur is heel eenvoudig nadat je de factuur hebt gemaakt. Volg deze simpele stappen in het reserveringsscherm: 

• Nadat je de factuur hebt gemaakt, selecteer je deze in de dropdown in het document gedeelte van de reservering. 

• Gebruik het envelop-icoon om de factuur per e-mail naar de gast of boeker te sturen. Je kunt het specifieke e-mailadres invullen waarna je de factuur wilt sturen. 

• Je kunt de factuur ook bekijken en afdrukken voor de gast. 

Kan ik een factuur printen of bekijken zonder opnieuw te verzenden?

Ja, je kunt de factuur bekijken en uitprinten via de reservering of via de Facturenlijst.

Hoe verstuur of genereer ik een factuur opnieuw als een gast deze niet goed heeft ontvangen?

Ga naar de documenten in de reservering, selecteer de factuur en klik opnieuw op Factuur verzenden. Je kunt eventueel het e-mailadres aanpassen.

Voor een compleet overzicht van alle facturen, ga naar Alle facturen in de Boekhouding module.

Kan ik het e-mailadres wijzigen waarnaar de factuur wordt verstuurd?

Ja, je kunt het e-mailadres eenvoudig aanpassen op het moment dat je de factuur verstuurt.

Kan ik tekst toevoegen aan de e-mail bij het versturen van een factuur?

Ja, dat kan. Klik op het e-mailicoon naast de factuur op de reserveringspagina. Er opent een opmaakveld waar je het volgende kunt doen:

• Het e-mailadres invullen of aanpassen

• Eigen tekst toevoegen (met opmaak zoals vet, cursief, lijsten, enz.)

• De e-mailinhoud bekijken vóór verzending

• De factuur wordt als PDF automatisch toegevoegd.

• Er wordt ook een kopie verstuurd naar het administratie mailadres van je hotel, net zoals bij andere documenten.

Factuuroverzicht 

Waar vind ik een overzicht van aangemaakte of gecrediteerde facturen binnen een reservering?

Onder documenten in de reserveringskaart kun je via het dropdown-menu alle facturen en creditnota’s bekijken.

Hoe genereer ik een overzicht van alle facturen binnen een bepaalde periode?

Je kunt hiervoor de Facturenlijst of de Reserveringslijst gebruiken.

1. Facturenlijst

1. Ga naar Boekhouding > Alle facturen

2.  Selecteer de gewenste datums, en de status (alle facturen, betaald, deels betaald, onbetaald)

3. Gebruik de downloadknop om een selectie van de lijst of een volledig datumbereik te downloaden.

2. Reserveringenlijst

1. Ga naar Reserveringen > Reserveringslijst

2. Selecteer de gewenste datumparameters voor het overzicht.

3. Scroll naar beneden en download de lijst met facturen in het gewenste formaat.

Waar vind ik een overzicht van onbetaalde facturen?

Ga naar de Facturenlijst in de module Financiën of gebruik de Debiteurenlijst.