In RoomRaccoon worden zogenaamde Documenten gebruikt om te communiceren met gasten. In dit artikel leggen we uit wat de verschillende soorten documenten zijn en wanneer ze worden verzonden.
Boekingsbevestiging
Dit is de e-mail die kan worden verzonden naar de gasten met hun reserveringsbevestiging gegevens. Hiermee worden de gasten geïnformeerd dat hun reservering is bevestigd, inclusief de informatie die voor hen van belang is om te weten.
Annuleringsbevestiging
Dit is de e-mail die gasten ontvangen om hun annulering te bevestigen. Deze e-mail informeert de gast dat de annulering is verwerkt en kan vergezeld gaan van alle andere relevante informatie die je wilt dat ze weten.
Boekingsbevestiging terugkerende gasten
Hiermee wordt een e-mail met de bevestiging van de reservering verzonden als het systeem herkent dat dit een terugkerende gast is via zijn e-mail. Als dit document is geconfigureerd, wordt de initiële bevestigingsmail van de reservering niet verzonden, zodat de gast het gepersonaliseerde bevestigingsdocument kan ontvangen.
Boekingsbevestiging OTAs
Dit document kun je instellen als je je communicatie met boekers via OTA's wilt onderscheiden. Houd er rekening mee dat je niet kunt aangeven via welk boekingskanaal. Als je deze sjabloon instelt, ontvangen alle gasten die via een extern kanaal hebben geboekt deze e-mail.
Voorstel
Creëer optionele boekingen en stuur boekingsvoorstellen naar gasten, die gekoppeld zijn aan het boekingsbevestiging document. Dit is een handmatig document.
Voor aankomst
Dit is de e-mail die voor aankomst naar de gast wordt gestuurd met alle relevante boekingsgegevens en in dit document kun je de online check-in koppelen.
Na vertrek
Dit is de e-mail die een paar dagen na het verblijf naar de gasten wordt gestuurd, zodat ze na hun verblijf in jouw accommodatie nog contact met je kunnen opnemen. Voeg hier een kortingscode toe voor je gasten om terugkerende boekers direct op je booking engine aan te moedigen.
Hetzelfde als bij de voor aankomst mail, om de verzendtijd in te stellen ga je naar Instellingen > scroll naar beneden naar e-mails.
Betaalverzoek
Het betaalverzoek is een e-mail die je naar gasten kunt sturen met het verzoek om een verschuldigd bedrag voor hun reservering te betalen. Met een PSP (payment service provider) kun je gasten vragen om online te betalen voor een deel of het hele bedrag.
Betalingsbevestiging
Dit is de e-mail die automatisch wordt verzonden naar de gasten die hebben betaald via de betaallink van het betaalverzoek om te bevestigen dat de betaling succesvol is verwerkt.
Betalingsherinnering
De betalingsherinnering is een e-mail die je naar gasten kunt sturen om ze te herinneren aan openstaande bedragen van hun facturen die betaald moeten worden. De betalingsherinnering bevat een betaallink waarmee gasten met hun creditcard of betaalpas kunnen betalen.
Bevestiging online check-in
Dit is een automatische e-mail die naar gasten wordt gestuurd zodra ze het online incheckformulier hebben ingevuld. Jij ontvangt ook een kopie.
Registratieformulier
Dit is het formulier met de registratiegegevens van de gast. Dit formulier kan worden afgedrukt zodat de gast het kan ondertekenen tijdens het inchecken, of het kan worden opgeslagen op je harde schijf.
Factuur E-mail
Dit is de e-mail die je gasten en boekers kunt sturen met hun factuur of proforma factuur. Zodra je de factuur hebt gemaakt, wordt deze e-mail automatisch verzonden.
Online Check-out
Naast online inchecken kunnen gasten ook online uitchecken. Dit kun je doen door dit document te gebruiken. Het wordt automatisch ingeschakeld in je account. Als je het niet wilt gebruiken, verwijder het document dan.
Online Check-out Bevestiging
Als bevestiging voor gasten die besluiten om online uit te checken, wordt er automatisch een document gestuurd ter bevestiging zodra ze het proces hebben voltooid.
Factuur Overzicht
Met dit document kunnen hoteliers verschillende facturen van een boeker (of gast) samenvoegen en als één factuur overzicht versturen. Dit is een handmatig document, meer informatie over hoe je het verstuurt vind je in dit artikel.
Link Kamertoewijzing
Dit document maakt deel uit van de RoomRaccoon kamertoewijzing functionaliteit. Het bevat een link waarmee gasten hun kamers direct kunnen boeken. Dit is een handmatig document, meer informatie over kamertoewijzing vind je in dit artikel.
Overige Documenten
Aangepaste documenten zijn e-mails die je naar je gasten stuurt met extra informatie of “goed om te weten”, zoals grote evenementen die plaatsvinden of promoties die je misschien hebt.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren