Creación de facturas

¿Cómo vinculo varias reservas a una sola factura?

Esto se puede hacer vinculando las reservas. Para hacerlo, sigue estos sencillos pasos:

1. Asegúrate de tener a mano los dos números de reserva. Abre la primera reserva;

2. Haz clic en el icono de enlace e introduce el número de reserva que quieres vincular. No te olvides de hacer clic en guardar.

3. Ahora verás que las reservas están vinculadas. Puedes gestionar los pagos y la facturación desde la reserva principal. Sin embargo, si ya tienes un pago o una factura registrada, no podrás vincularla a la reserva principal.

Importante: no puede haber ningún pago o factura en la reserva que quieras vincular; los pagos solo se pueden registrar en la reserva principal.

¿Cómo cambio el número de factura?

Cada factura que crees recibirá un número de factura nuevo. No puedes cambiar el número manualmente. Si por alguna razón quieres cambiar la serie numérica, puedes hacerlo en Configuración > baja hasta la sección de Facturas.

Importante: recomendamos cambiar los ajustes del número de factura solo al comienzo del ejercicio fiscal, para evitar problemas con tu contable o la contabilidad.

¿Cómo combino los extras en mi factura?

Puedes hacerlo yendo a Configuración > baja hasta la sección de Facturas. Marca la casilla "combinar mismos extras en una línea de factura".

¿Qué hago si se añadieron extras a la reserva después de generar la factura?

En este caso, tienes dos opciones:

1. Crear una nueva factura solo para los extras, o

2. Hacer un abono de la factura original y luego generar una nueva que incluya los extras actualizados.

¿Cómo creo varias facturas para una misma reserva?

Si necesitas facturas separadas, por ejemplo, una para la tarifa de la habitación y otra para los extras, puedes crear dos facturas seleccionando líneas específicas para cada una. En el ejemplo de abajo, solo se han seleccionado los artículos del minibar, así que esos serán los que aparezcan en esa factura.

¿Cómo cambio el nombre en la factura?

Para cambiar el nombre en una factura ya creada, primero tienes que hacer un abono de la factura existente. Una vez hecho, puedes emitir una nueva factura con los datos correctos.

• Cómo crear una factura

• Cómo crear una nota de crédito

¿Cómo hago la factura a nombre del huésped en lugar del titular de la reserva?

Al crear la factura, puedes seleccionar a quién va dirigida.

Puedes elegir hacer la factura a:

1.  Un nuevo titular - usa el icono + para añadir a alguien que aún no está registrado en tu sistema.

2. En el desplegable puedes seleccionar al titular o al huésped actual de la reserva.

3. Usando la opción de búsqueda, puedes encontrar a otro titular existente en tu sistema.

Asegúrate de rellenar antes los datos del huésped como la dirección, etc. en la reserva o en el perfil del huésped.

¿Cómo cambio los datos de la empresa en la factura?

Para cambiar los datos como el nombre de la empresa, el CIF o la dirección, tienes que entrar en el perfil del titular y modificar los datos allí.

¿Por qué no puedo crear una factura?

Comprueba lo siguiente:

• ¿Has añadido un titular a la reserva?

• ¿Todos tus extras tienen cuentas contables asignadas?

• Si aún así no puedes crear una factura, ponte en contacto con nosotros.

¿Puedo emitir una factura con fecha anterior?

No, las facturas generadas en RoomRaccoon siempre tendrán la fecha en la que se han emitido. Por normativa legal y contable, no es posible establecer una fecha (anterior) de forma manual.

Además, los ingresos de la factura se asignan al mes en que se emite la factura, no a las fechas de la reserva.

Ejemplo: si una reserva tuvo entrada y salida en marzo, pero la factura se creó en abril, los ingresos se contabilizarán en abril, no en marzo.

Notas de abono

¿Cómo elimino una factura?

Las facturas no se pueden eliminar. Una vez creada una factura, no se puede borrar. Si necesitas modificar, corregir o eliminar una factura, tienes que hacer un abono. Esto es necesario para mantener la coherencia en tus informes financieros y contables. Para más información sobre cómo hacer un abono, consulta este artículo.

¿Por qué tengo que crear una nota de abono?

Eliminar una factura elimina su importe del informe de ingresos y da lugar a una transacción sin factura correspondiente. Para llevar una contabilidad clara, es mejor abonar una factura en lugar de eliminarla, para que quede constancia completa de la transacción. Al abonar una factura, la estás archivando para fines de auditoría y prevención de fraude.

Pagos

¿Cómo vinculo un pago a una factura si ya he creado la factura?

Puedes vincular el pago a la factura en cualquier momento usando el icono de factura que hay junto al pago registrado.

¿Cómo vinculo varios pagos a una misma factura?

Para vincular varios pagos a la misma factura, sigue estos pasos:
 Asegúrate de crear primero la factura.
 Ahora puedes usar el icono de factura que aparece junto a cada pago registrado para vincularlos a la factura. Puedes vincular tantos pagos como necesites a una misma factura.

¿Cómo emito una factura si el huésped paga por MBWAY, en efectivo o fuera de RaccoonPay?

Añade el pago manualmente en la reserva y luego genera la factura.

Mi factura muestra un valor negativo pendiente (por ejemplo, -6 €). ¿Cómo lo corrijo?

Un valor negativo aparece cuando el total de pagos vinculados es menor que el importe de la factura. Eso significa que queda un saldo pendiente que aún no se ha cubierto completamente con pagos.

Para corregirlo, revisa los pagos vinculados a la factura y asegúrate de que el total coincide con el importe completo de la factura.

Envío de facturas

¿Cómo envío una factura al huésped?

Para enviar una factura, sigue estos pasos en la tarjeta de reserva:

1. Una vez creada la factura, selecciónala en el desplegable de la sección de documentos de la reserva.

2. Usa el icono del sobre para enviarla por correo al huésped o al titular. Puedes escribir la dirección de correo a la que quieras enviarla.

3. Si quieres añadir información adicional al correo, puedes hacerlo en el cuadro de texto.

También puedes ver la factura y sacarle una copia impresa para el huésped, o usar la Lista de Facturas.

¿Cómo reenvío o regenero una factura si el huésped no la recibió bien?

Para reenviar una factura, simplemente selecciónala en la sección de documentos de la reserva y pulsa "enviar factura" otra vez. Puedes cambiar el correo si hace falta. Para ver todas las facturas, ve a la Lista de Facturas en el módulo de Finanzas.

¿Puedo cambiar el correo del destinatario de la factura?

Sí, puedes. Simplemente cambia la dirección de correo cuando vayas a enviar la factura.

¿Puedo añadir texto al correo cuando envío una factura?

Sí, puedes. Haz clic en el icono de correo junto a la factura en la página de Detalles de la Reserva. Se abrirá un editor de texto donde puedes:

• Escribir o editar la dirección del destinatario

• Añadir un mensaje personalizado (con formato: negrita, cursiva, listas, etc.)

• Previsualizar el contenido del correo antes de enviarlo

• El PDF de la factura se adjunta automáticamente al correo.

• Se envía una copia al correo admin del hotel, igual que con otros documentos.

Vista general de facturas

¿Dónde encuentro un resumen de las facturas creadas o abonadas en la reserva?

En la sección de Documentos dentro de la tarjeta de reserva, usa el desplegable para ver todas las facturas y notas de abono creadas.

¿Cómo genero un resumen de todas las facturas creadas durante un periodo de tiempo?

Puedes usar la Lista de Facturas o la Lista de Reservas.

1 Lista de Facturas

1. Ve a Finanzas > Lista de Facturas

2. Selecciona el rango de fechas, elige el estado (todas las facturas, pagadas, parcialmente pagadas, no pagadas)

3. Sección de descarga (si quieres hacer una selección de la lista) o descarga por rango de fechas (para todo el rango).

2 Lista de Reservas

1. Ve a Reservas > Lista de Reservas

2. Selecciona el rango de fechas para el cual quieres este resumen.

3. Baja hasta el final y descarga la lista de facturación en el formato que prefieras.

¿Dónde encuentro un resumen de facturas no pagadas?

Puedes ir a la Lista de Facturas en el módulo de Finanzas o usar la Lista de Deudores.