Création de factures

Comment puis-je lier plusieurs réservations à une seule facture ?

Cela peut être fait en reliant les réservations. Pour ce faire, suivez ces étapes simples :

1. Assurez-vous d’avoir les deux numéros de réservation à portée de main. Ouvrez la première réservation ; 

2. Cliquez sur l’icône de lien et remplissez le numéro de réservation que vous souhaitez lier. Veillez à cliquer sur enregistrer.

3. Vous verrez maintenant que les réservations sont liées. Vous pouvez gérer les paiements et la facturation depuis la réservation principale. Toutefois, si un paiement ou une facture est déjà enregistré(e), vous ne pouvez pas la lier à la réservation principale.

Important à noter : il ne doit y avoir aucun paiement ou facture dans la réservation que vous souhaitez lier. Les paiements ne peuvent être effectués que dans la réservation principale.

Comment puis-je modifier le numéro de facture ?

Chaque facture que vous créez recevra un nouveau numéro de facture. Vous ne pouvez pas modifier ce numéro manuellement. Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez modifier la série de numérotation, vous pouvez le faire dans Paramètres > faites défiler jusqu’à la section Factures.

Important à noter : nous conseillons à nos utilisateurs de ne modifier les paramètres de numérotation des factures qu’au début de l’exercice fiscal, afin d’éviter des problèmes avec votre comptable ou en comptabilité.

Comment puis-je combiner les suppléments sur ma facture ?

Vous pouvez le faire en allant dans Paramètres > faites défiler jusqu’à la section Factures. Cochez la case « Combiner les mêmes suppléments en une seule ligne de facture ».

Que dois-je faire si des suppléments ont été ajoutés à la réservation après la génération de la facture ?

Dans ce cas, vous avez deux options :

• Créer une nouvelle facture uniquement pour les suppléments, ou

• Émettre une note de crédit pour la facture initiale, puis en générer une nouvelle incluant les suppléments mis à jour.

Comment puis-je créer plusieurs factures pour une seule réservation ?

Si vous avez besoin de factures distinctes, par exemple une pour le tarif de la chambre et une autre pour les extras, vous pouvez créer deux factures en sélectionnant des lignes spécifiques pour chacune. Dans l’exemple ci-dessous, seuls les articles du minibar ont été sélectionnés ; ils apparaîtront donc sur cette facture.

• Comment créer une note de crédit

• Comment créer une facture

Comment puis-je modifier le nom sur la facture ?

Pour modifier le nom figurant sur une facture déjà créée, vous devez d’abord établir une note de crédit pour la facture existante. Une fois cela fait, vous pouvez émettre une nouvelle facture avec les bonnes informations.

Comment puis-je adresser la facture à l’invité plutôt qu’au réservataire ?

Lorsque vous créez la facture, vous pouvez sélectionner le destinataire.

Vous pouvez choisir d’adresser la facture à :

1. Un nouveau réservataire - utilisez l’icône + pour ajouter un réservataire qui n’est pas encore enregistré dans votre système.

2. Dans le menu déroulant, vous pouvez sélectionner le réservataire ou l’invité actuel de la réservation.

3. En utilisant l’option de recherche, vous pouvez trouver un autre réservataire existant dans votre système.

Assurez-vous de remplir au préalable les informations de l’invité telles que l’adresse, etc., dans la réservation ou le profil invité.

Comment puis-je modifier les informations de l’entreprise sur la facture ?

Pour modifier les informations de l’entreprise telles que le nom, la TVA ou l’adresse, vous devez aller dans le profil du réservataire et y modifier les informations.

Pourquoi ne puis-je pas créer de facture ?

Veuillez vérifier les éléments suivants :

• Avez-vous ajouté un réservataire à la réservation ?

• Tous vos suppléments ont-ils des comptes comptables ?

• Si vous ne pouvez toujours pas créer de facture, veuillez nous contacter.

Puis-je émettre une facture avec une date antérieure ?

Non, les factures générées dans RoomRaccoon reflètent toujours la date à laquelle elles ont été effectivement émises. En raison des réglementations légales et comptables, il n’est pas possible de définir manuellement une autre date (antérieure) de facture.

De plus, le chiffre d’affaires de la facture sera attribué au mois durant lequel la facture a été émise, et non aux dates de la réservation.

Exemple : si une réservation a eu un check-in et un check-out en mars, mais que la facture a été créée en avril, le revenu sera enregistré en avril, et non en mars.

Notes de crédit

Comment puis-je supprimer une facture ?

Les factures ne peuvent pas être supprimées. Une fois une facture créée, elle est définitive. Si vous avez besoin de modifier, corriger ou supprimer une facture, vous devez le faire en émettant une note de crédit. Ceci est nécessaire pour la tenue de vos rapports financiers et comptables. Pour plus d’informations sur l’émission d’une note de crédit, veuillez consulter cet article.

Pourquoi dois-je créer une note de crédit ?

Supprimer une facture supprimera le montant de votre rapport de revenus et entraînera une transaction sans facture correspondante. Pour une bonne tenue comptable, il est préférable de créditer une facture que de la supprimer afin de conserver l’historique complet de la transaction. En créditant une facture, vous l’archivez à des fins de contrôle et de prévention de la fraude.

Paiements

Comment puis-je lier une facture à un paiement si j’ai déjà émis la facture ?

Vous pouvez lier le paiement à la facture à tout moment en utilisant l’icône de facture à côté du paiement enregistré.

Comment puis-je lier plusieurs paiements à une facture ?

Pour lier plusieurs paiements à une même facture, suivez ces étapes :

1. Assurez-vous de créer d’abord la facture.

2. Vous pouvez maintenant utiliser l’icône de facture à côté des paiements enregistrés pour les lier à la facture. Vous pouvez lier autant de paiements que vous le souhaitez à une même facture.

Comment puis-je émettre une facture si l’invité paie via MBWAY, en espèces ou en dehors de RaccoonPay ?

Ajoutez manuellement le paiement à la réservation et procédez à l’émission de la facture.

Ma facture affiche une valeur négative à payer (par ex. -6 €). Comment puis-je corriger cela ?

Une valeur négative apparaît lorsque le total des paiements liés est inférieur au montant de la facture. Cela signifie qu’il reste un solde à payer qui n’a pas encore été couvert intégralement par des paiements.

Pour corriger cela, examinez les paiements liés à la facture et assurez-vous que leur total correspond au montant intégral de la facture.

Envoi des factures

Comment puis-je envoyer une facture à l’invité ?

Pour envoyer une facture, suivez ces étapes dans la carte de réservation :

1. Une fois la facture créée, sélectionnez-la dans le menu déroulant de la section Documents de la réservation.

2. Utilisez l’icône d’enveloppe pour envoyer la facture par e-mail à l’invité ou au réservataire.

3. Vous pouvez saisir l’adresse e-mail spécifique à laquelle vous souhaitez l’envoyer.

4. Si vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires à l’e-mail, vous pouvez les saisir dans la zone de texte.

Alternativement, vous pouvez visualiser la facture et l’imprimer pour l’invité ou utiliser la Liste des factures.

Comment puis-je renvoyer ou régénérer une facture lorsqu’un invité ne l’a pas reçue correctement ?

Pour renvoyer une facture, sélectionnez simplement la facture dans la section Documents de la réservation, puis cliquez à nouveau sur envoyer la facture. Vous pouvez modifier l’adresse e-mail si nécessaire. Pour un aperçu complet de toutes les factures, accédez à la Liste des factures dans le module Finances.

Puis-je modifier l’adresse e-mail du destinataire de la facture ?

Oui, vous pouvez. Il suffit d’ajuster l’adresse e-mail lors de l’envoi de la facture.

Puis-je ajouter du texte à l’e-mail lors de l’envoi d’une facture ?

Oui, vous pouvez. Cliquez sur l’icône e-mail à côté de la facture sur la page Détails de la réservation. Une fenêtre d’édition riche apparaît, vous permettant de :

• Saisir ou modifier l’adresse e-mail du destinataire

• Ajouter un texte personnalisé (avec mise en forme : gras, italique, listes, etc.)

• Prévisualiser le contenu de l’e-mail avant l’envoi

• Le PDF de la facture est automatiquement joint à l’e-mail.

• Une copie est envoyée à l’e-mail administratif de votre hôtel, comme pour les autres communications de documents.

Aperçu des factures

Où puis-je trouver un aperçu des factures créées ou créditées dans la réservation ?

Sous la section Documents dans la carte de réservation, utilisez ce menu déroulant pour voir toutes les factures et notes de crédit créées.

Comment puis-je générer un aperçu de toutes les factures créées sur une période donnée ?

Vous pouvez utiliser la Liste des factures ou la Liste des réservations.

1 Liste des factures

1. Allez dans Finances > Liste des factures

2. Sélectionnez la période, sélectionnez le statut (toutes les factures, payées, partiellement payées, non payées)

3. Section de téléchargement (si vous souhaitez effectuer une sélection dans la liste) ou téléchargement de la période (pour la période complète).

2 Liste des réservations

1. Allez dans Réservations > Liste des réservations

2. Sélectionnez les paramètres de date souhaités pour cet aperçu.

3. Faites défiler jusqu’en bas et téléchargez la liste de facturation dans le format sélectionné.

Où puis-je trouver un aperçu des factures impayées ?

Vous pouvez accéder à la Liste des factures dans le module Finances ou utiliser la Liste des débiteurs.