We testen een nieuwe functie voor de RaccoonCardMachine: de mogelijkheid om kaartbetalingen te accepteren die niet gekoppeld zijn aan een reservering op het moment van betaling. Ideaal voor dynamische hotelactiviteiten waar niet elke transactie in het klassieke check-in/check-out patroon past.

Wil je één van de eersten zijn die deze functie test? Meld je dan hier aan: 

Doe mee aan de RaccoonCardMachine Pilot

Waarom deze functie belangrijk is

Tot nu toe moesten alle betalingen via de RaccoonCardMachine gekoppeld zijn aan een reservering. Maar wat als een passant langskomt voor lunch, een gast een spa behandeling boekt zonder te overnachten, of je vooraf een borg voor een groep moet innen?

Met deze nieuwe functie kun je:

• Betalingen op locatie accepteren voor diensten zonder overnachting (zoals restaurant, bar, spa, parking, winkel)

• Walk-in kosten en losse diensten afhandelen

• Onmiddellijk terugbetalingen doen, zelfs voor losse transacties via de RaccoonCardMachine

• Alle betalingen bijhouden in je RaccoonPay Dashboard

• Betalingen achteraf koppelen aan reserveringen voor volledige zichtbaarheid

Dit opent nieuwe inkomstenstromen, biedt meer flexibiliteit en verbetert de gastervaring; op jouw voorwaarden.

Bied 5-sterrenservice aan gasten, waar ze ook zijn

Een gast komt lunchen in je restaurant zonder hotelreservering. Met deze nieuwe functie kan je team de RaccoonCardMachine meenemen naar de tafel, de kaart verwerken, en klaar. De betaling is geregistreerd en zichtbaar in RoomRaccoon.

Zelfs zonder gekoppelde kamer zie je de transactie in je RaccoonPay Dashboard. Boekt de persoon later alsnog een kamer of dienst? Dan kun je de betaling alsnog koppelen aan die reservering voor volledige financiële traceerbaarheid.

Trainingstips & reconciliatie voor personeel

Omdat deze betalingen niet automatisch aan een reservering zijn gekoppeld, raden we een paar best practices aan:

• Bewaar de fysieke bonnetjes om betalingen aan geleverde diensten te kunnen koppelen.

• Koppel betalingen dezelfde dag nog aan reserveringen om traceerbaarheid te behouden.

• Bepaal intern hoe je betalingen bijhoudt die niet via RoomRaccoon lopen (bijv. via een bankterminal of Excel-logboek). Wij leveren het hulpmiddel, jullie bepalen de operationele flow.

Deze functie geeft je meer controle, maar vereist ook duidelijke instructies voor je personeel om foutieve of dubbele betalingen te voorkomen.

Rapportage & financiële zichtbaarheid

• Betalingen worden weergegeven in het gedeelte “Betalingen” van je financiële rapporten (net als andere transacties).

• Ze worden voorlopig nog niet afzonderlijk gelabeld – we verzamelen feedback uit de pilot voor toekomstige rapportage-updates.

• Je kunt alle transacties bekijken in de betalingsgeschiedenis van het terminal en in het RaccoonPay Dashboard.

Deze pilot is cruciaal voor de ontwikkeling van rapportages voor betalingen zonder reservering – jouw feedback is daarbij essentieel.

Terugbetalingen

Terugbetalingen voor betalingen zonder reservering werken hetzelfde als gewone transacties:

• Worden rechtstreeks via het terminal gestart

• Verschijnen in RoomRaccoon

• Zijn zichtbaar in het RaccoonPay Dashboard

Belangrijke opmerkingen

• Deze functie bevindt zich in een actieve testfase en is alleen beschikbaar via ons pilotprogramma.

• Geen configuratie nodig aan jouw kant – wij activeren de functie op afstand.

• Pilotdeelnemers krijgen gerichte ondersteuning en kunnen feedback delen met ons Product- en Payments-team.

• Betalingen zijn zichtbaar in het RaccoonPay Dashboard en opgenomen in het gedeelte “Betalingen” van je financiële rapport (nog niet afzonderlijk gelabeld).

• Er zijn geen gebruikersbeperkingen voor het verwerken van betalingen op het terminal – iedereen met toegang tot het apparaat kan een betaling verwerken.

• Toegang tot instellingen en transactiegeschiedenis is beveiligd met een pincode.

• We vragen geen pincode bij elke betaling om de ervaring soepel en snel te houden.

Klaar om mee te doen aan de pilot?

Wil je één van de eersten zijn die deze functie test? Meld je dan hier aan: 

Doe mee aan de RaccoonCardMachine Pilot

We nemen contact met je op om je deelname te bevestigen en de functie te activeren op je RaccoonCardMachine.