De integratie van RoomRaccoon met TTLock maakt het mogelijk om gasttoegang te automatiseren met slimme toegangscodes die automatisch verlopen na verblijf. Of je nu een accommodatie zonder receptie runt of het gebruik van fysieke sleutels wilt verminderen – TTLock zorgt voor een soepele, veilige en contactloze check-in ervaring.

Wat is TTLock?

TTLock koppelt je RoomRaccoon PMS aan compatibele slimme deursloten, zodat je:

• Unieke, automatisch vervallende PIN-codes per gast kunt genereren

• Toegang kunt beheren voor kamerdeuren en extra ingangen

• Toegang centraal kunt controleren en monitoren

De toegangscodes worden automatisch gegenereerd en geactiveerd op basis van de reserveringsstatus en verblijfsdata.

Belangrijk: Alleen TTLock-apparaten die PIN-codes ondersteunen, zijn compatibel met deze integratie.

TTLock setup & reserveringstypes

TTLock ondersteunt verschillende toegangsconfiguraties, afhankelijk van jouw accommodatie:

• Enkele deurcode: Elke deur heeft een eigen unieke toegangscode

• Deurgroepcode: Eén toegangscode opent meerdere deuren binnen een kamer (bijv. kamerdeur + hoofdingang, maximaal 4 deuren)

Afhankelijk van het type reservering genereert TTLock de codes als volgt:

• Bij individuele reserveringen: één code wordt verstuurd naar het e-mailadres van de hoofdgast

• Bij groepsreserveringen met dezelfde hoofdgast (en e-mailadres): één gezamenlijke code voor de volledige reservering

• Bij groepsreserveringen met verschillende hoofdgasten (en e-mailadressen): een aparte code per kamer

TTLock activeren

Om TTLock te activeren in RoomRaccoon:

• Zorg dat je een actief TTLock-account hebt

• Deel je TTLock gebruikersnaam en wachtwoord met RoomRaccoon Support

• Ons team configureert de integratie en koppelt je deuren

Let op: Mogelijk is extra informatie nodig voor de deurkoppeling als deurnamen niet overeenkomen met je kamernamen in RoomRaccoon.

Voordelen van TTLock

• Automatisch slimme toegangscodes naar gasten versturen

• Minder verlies van sleutels en lagere vervangingskosten

• Contactloze toegang voor late aankomsten

• Centrale controle over toegang

• Efficiëntere operationele processen

Hoe werkt het versturen van toegangscodes?

Toegangscodes worden alleen gegenereerd zodra een reservering de status Ingecheckt is (of na online check-in, afhankelijk van je instellingen).

Optie 1: Automatische verzending (zonder receptie)

Toegangscodes worden automatisch gegenereerd en verzonden zodra een gast de online check-in afrondt.

Setup

• Vraag RoomRaccoon om automatische verzending van toegangscodes te activeren

• Voeg de %roomkey% replace tag toe aan je online check-in bevestiging

Gastervaring

• De code wordt direct verzonden na online check-in

• De reserveringsstatus wordt automatisch bijgewerkt, wat de code activeert

Als online check-in niet is voltooid:

• Wordt er geen toegangscode gegenereerd

• Moet je de reserveringsstatus handmatig op Ingecheckt zetten

• En handmatig een document met de %roomkey% replace tag versturen

Optie 2: Handmatige verzending bij check-in

Toegangscodes worden alleen gegenereerd wanneer de gast handmatig incheckt.

Setup

• Maak een aangepast document met de %roomkey% tag

• Verstuur dit document handmatig nadat de reservering naar Ingecheckt is verandert

Gastervaring

• De toegangscode verschijnt pas na check-in

• Gasten ontvangen geen toegang zonder bijgewerkte reserveringsstatus

Belangrijke aandachtspunten

• De %roomkey% tag voegt automatisch de toegangscode van de gast toe aan je document

• Toegangscodes worden alleen gegenereerd bij status Ingecheckt

• Zodra een reservering op Uitgecheckt staat, wordt de toegangscode automatisch gedeactiveerd

Vereiste gastgegevens:

• Voornaam

• Achternaam

• E-mailadres

Ontbreekt één van deze gegevens? Dan wordt er geen toegangscode aangemaakt.

Groepsreserveringen:

• Elke gast ontvangt een unieke toegangscode

• Alle codes worden opgenomen in hetzelfde bevestigingsdocument

Extra configuratie:

• De starttijd van toegangscodes kan worden afgestemd op de check-in tijd van je accommodatie (ingesteld door RoomRaccoon)