Wann werden Dokumente automatisch versendet?

• Buchungsbestätigung: Die Buchungsbestätigung wird automatisch versendet wenn ihr eine neue Reservierung erhaltet. Wenn ihr eine Reservierung manuell ins System eintragt, müsst ihr auch die Buchungsbestätigung manuell verschicken. Sollte die Reservierung in einem externen Kanal gebucht werden, der mit einer ICAl- Verknüpfung an RoomRaccoon gekoppelt ist, wird die Bestätigung nicht automatisch verschickt.

• Bestätigung der Stornierung: Dieses Dokument wird verschickt, wenn ein Gast storniert. In diesem Dokument befindet sich ein Knopf, womit der Gast erneut buchen kann.

• Buchungsbestätigung Stammgäste: Wenn das System die E-Mail-Adresse des Buchers erkennt, sieht das System den Bucher als Stammgast. ACHTUNG, wenn der selbe Gast immer auf booking.com bucht, wird das System diesen Gast nicht als Stammgast erkennen, da booking.com jedes Mal eine neuer E-Mail-Adresse generiert. Das ist der perfekte Moment, um mit diesen Gästen einen günstigen Tarief abzusprechen, wenn der Gast über die eigene Website bucht.

• Vor Anreise & Nach Abreise: Die E-Mails vor der Anreise und nach der Abreise können auf die gewünschte Anzahl Tage vor und nach dem Aufenthalt eingestellt werden. Ihr könnt dies einstellen, indem ihr auf das Zahnrad unten links auf dem Bildschirm klickt und auf der Seite mit dem Namen "Admin" die Anzahl Tage eingebt. Diese Felder befinden sich auf der rechten Seite in der Mitte ungefähr.

• Zahlungsaufforderung & Zahlungsbestätigung: Die Zahlungsaufforderung und die Zahlungsbestätigung werden beide automatisch gesendet, wenn ihr RaccoonPay verwendet. Wenn eine Anfrage für eine Anzahlung gestellt wird, erhält der Gast eine entsprechende E-Mail. Mit jeder Zahlung, die über RaccoonPay eingeht, erhält der Gast eine Zahlungsbestätigung.

• Zahlungserinnerung: Wenn ihr noch eine offene Rechnung habt, könnt ihr diese leicht im Mahnwesen finden und sofort eine Zahlungserinnerung versenden.

• Bestätigung des Online-Check-ins: Wenn Gäste online eingecheckt haben, wird diese E-Mail gesendet, um zu bestätigen, dass der Online-Check-In erfolgreich durchgeführt wurde. Arbeitet ihr mit einem Schlüsselsystem? Hier könnt ihr den Code der Tür platzieren.

• Meldeschein: Aktiviert den Meldeschein, um Gäste am Schalter einzuchecken. Ihr könnt den Meldeschein ausdrucken und aufbewahren, sodass ihr eine Sammlung der Infos aller Gäste im Haus habt.

• Rechnungsbegleitschreiben: Die Rechnungen, die ihr an eure Gäste schickt, sind an diese E-Mail verknüpft. Ihr könnt euren eigenen Text hinzufügen, wenn ihr möchtet. Habt ihr dieses Dokument nicht eingestellt? Dann wird automatisch ein Text gesendet.

• Allgemeine Dokumente: Dies sind die einzigen Dokumente, die nicht automatisch versendet werden. Ihr könnt sie manuell aus dem System auswählen und versenden. Denkt zum Beispiel an Informationen bei einer Großveranstaltung, über die ihr die Menschen informieren möchtet, aber nur für einen bestimmten Zeitraum.

• Was passiert wenn die Sprache nicht angegeben wurde? Ihr könnt in euren Kontoeinstellungen unter dem Reiter "Informationen" eine Ausweichsprache festlegen. Ihr könnt z.B. einstellen, dass immer ein englisches Dokument versendet wird, wenn die Sprache des Gastes nicht bekannt ist.



• Bearbeitet eure Dokumente in der Buchung, bevor ihr sie an den Gast sendet! Auf diese Weise könnt ihr eine persönliche Nachricht hinzufügen!

Gut zu wissen

• Benutzt die E-Mail vor der Anreise, um den Gast über Zusatzleistungen zu informieren. Dies ist eine perfekte Upselling-Option für Arrangements oder Abendessen, wenn ihr ein Restaurant oder Cafe habt. Ihr könnt euer POS auch mit RoomRaccoon verbinden, damit alle Systeme miteinander kommunizieren können.

• Verwendet die E-Mails nach der Abreise, um Gutscheincodes an Gäste zu senden, die eventuell zurückkommen und direkt bei euch buchen möchten.

• Die Nach-Abreise-E-Mail kann nicht vor der Abreise gesendet werden, indem ihr -1 verwendet.