Wanneer Worden Documenten Verstuurd?

Hoe stel ik verschillende documenten in?

Een veel gebruikt onderdeel in RoomRaccoon zijn de automatische templates. Even een klein geheugensteuntje wanneer welk document wordt verstuurd:

• Boekingsbevestiging: Op het moment van boeken wordt de boekingsbevestiging gestuurd

• Annuleringsbevestiging: Wanneer een gast zijn reservering heeft geannuleerd, wordt er een annuleringsbevestiging gestuurd met een knop waar de gast opnieuw kan boeken bij jouw accommodatie.

• Boekingsbevestiging terugkerende gast: Wanneer het email adres wordt herkent ziet het systeem de boeker als terugkerende gast. LET OP, een gast kan je soms herkennen maar als deze gast boekt via Booking bijvoorbeeld dan genereert Booking steeds een nieuw email adres waardoor het systeem deze gast niet ziet als een terugkerende gast. Een perfect moment misschien om een vast tarief af te spreken bij het boeken via de eigen website!

• Voor-aankomst en na-vertrek: De voor aankomst en na vertrek emails kan je zelf instellen op de gewenste aantal dagen voor en na dat je ze wilt sturen. Dit stel je in door te klikken op het tandwieltje links onderin je scherm en bij de account pagina aan de rechterkant de dagen in te stellen bij onderstaand vak: Lees tip

• Betaalverzoek en betalingsbevestiging: De betaalverzoek en de betalingsbevestiging worden beide bij gebruik van RaccoonPay automatisch verstuurd. Wanneer er een verzoek tot een aanbetaling wordt gedaan krijgt de gast een email hiervan. Bij elke betaling die binnenkomt via RaccoonPay krijgt de gast een betalingsbevestiging.

• Betaal herinnering Wanneer je nog een openstaand factuur hebt kun je dit gemakkelijk terugvinden in het debiteurenrapport en direct een betaal herinnering sturen.

• Bevestiging online check-in Als gasten online hebben ingecheckt wordt deze e-mail verstuurd al bevestiging dat de online check in succesvol is gedaan. Werk je met een sleutelsysteem? Hier kun je eventueel de code van de deur in plaatsen.

• Registratie formulier Activeer het registratie formulier om gasten in te checken bij de balie. Je kunt het registratieformulier uitprinten en bewaren als in-house gasten.

• Factuur begeleidingsmail In deze email is jou factuur aan gekoppeld wanneer je deze verstuurd. Hier kun je eventueel een eigen text aan toevoegen. Heb je deze niet aangemaakt? Dan zal er een automatische text worden gestuurd.

• Overige documenten: Dit zijn de enige documenten die niet automatisch versturen. Je kan ze handmatig vanuit het systeem selecteren en doorsturen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan informatie bij een grote evenement waar je mensen graag van op de hoogte wilt houden maar alleen bij een bepaalde periode.

Talen

Is er bij de gast geen taal bekend? Je kunt een fallback taal instellen bij je account instellingen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen dat er altijd een Engels document wordt gestuurd.

Tip: Gebruik je voor aankomst email om de gast op de hoogte te brengen van eventuele extra's die ze kunnen kiezen. Dit is een perfecte upsell mogelijkheid van leuke arrangementen of dinners als jullie eventueel een restaurant of cafe hebben. Je kan overigens ook je POS koppelen aan RoomRaccoon om alles met elkaar te laten communiceren.

Gebruik de na vertrek emails om kortings codes door te sturen om zo gasten die terug willen komen bij jouw direct te laten boeken.