RoomRaccoonova funkcija Advance Collect omogućuje ti da automatiziraš naplatu predujmova ili depozita od gostiju prije dolaska, što pomaže s novčanim tokom, smanjuje rizik od nedolazaka i pojednostavljuje posao i kod direktnih i OTA rezervacija.

Advance Collect nije obavezan, ali je pametan alat za one koji žele sigurnost u naplati i bolju kontrolu.

Preporučujemo da spojiš Advance Collect s obaveznom uplatom tijekom Online Check-Ina kako bi automatizirao cijeli proces.

Pobrini se da su tvoje politike pravno važeće i jasno komunicirane gostu prilikom rezervacije.

Opcije za naplatu prije dolaska

RoomRaccoon nudi dva automatska načina naplate prije dolaska. Mogućnosti ovise o izvoru rezervacije i postavkama.

Napomena: Kad kreiraš pravilo za predujam na cjeniku, možeš odabrati samo jedno od ova dva pravila.

1. Predujam kod potvrde rezervacije (samo za direktne cijene)

• Gost odmah plaća depozit tijekom rezervacije.

• Rezervacija se potvrđuje tek nakon što gost plati.

• Ovo vrijedi samo za direktne rezervacije preko tvog Booking engine-a.

• Postavlja se kao postotak po cjeniku pod:
   “Naplati predujam prilikom rezervacije.”

Ovo ne radi s OTA rezervacijama jer OTA odmah potvrđuju rezervaciju bez obzira na plaćanje.

2. Advance Collect (dostupno za OTA i direktne cijene)

• Automatski se šalje zahtjev za plaćanje X dana prije dolaska.

• Gost dobije siguran link za uplatu unaprijed dogovorenog depozita.

• Radi za:

  • Direktne rezervacije

  • OTA rezervacije, ako su postavljene kao Hotel Collect i RoomRaccoon primi podatke o kartici

• Postavlja se kao postotak po cjeniku pod:
   “Naplati predujam X dana prije dolaska.”

Tako možeš naplatiti unaprijed čak i za OTA rezervacije — ako su postavljene kao Hotel Collect.

OTA Collect vs. Hotel Collect: koja je razlika?

Kad radiš s OTA rezervacijama (npr. Booking.com ili Expedia), postoje dva glavna načina plaćanja:

• OTA Collect: Gost plaća OTA-i, a hotel kasnije dobiva novac preko virtualne kartice (VCC). RoomRaccoon automatski naplaćuje tu VCC preko VCC panela.

• Hotel Collect: Gost plaća hotelu direktno. Naplata se može obaviti preko RoomRaccoon alata, poput linka za plaćanje, preautorizacije ili Advance Collecta.

RoomRaccoon podržava oba modela. Ti biraš ono što najbolje odgovara tvojoj organizaciji i novčanom toku:

• Želiš garantiranu uplatu → OTA Collect

• Želiš brži novac → Hotel Collect

Napomena: Troškovi Hotel Collect metode mogu biti znatno niži od onih kod OTA Collect (VCC).

Kako postaviti Advance Collect

Korak 1: Postavi OTA postavke (opcionalno)

Ovaj korak radiš samo ako želiš Advance Collect za OTA cijene. Za direktne cijene prijeđi na Korak 2.

• U svakom OTA portalu uključi “Hotel Collect” ili “Plaćanje u objektu”

• Osiguraj da se podaci kartice gosta šalju u RoomRaccoon

• Svaka OTA je drugačija — sve se postavlja unutar njihovih portala

Korak 2: Kreiraj dokument za zahtjev za plaćanje

• Idi na Dokumenti > Zahtjev za plaćanje

• Napravi poruku koja uključuje:

  • Prijateljski pozdrav

  • Jasne upute (npr. “50% predujma u roku od 3 dana”)

Primjer poruke:
 “Dobrodošli u [Ime hotela]! Molimo potvrdite svoj boravak uplatom predujma od 50% u sljedeća 3 dana klikom na gumb ispod. Time osiguravate vašu rezervaciju prema našoj politici plaćanja.”

OPCIJA
 Možeš napraviti više dokumenata za zahtjev ovisno o kategoriji sobe.

• Idi na Dokumenti > Prilagođeni dokument

• Tip dokumenta > Zahtjev za plaćanje

• Odaberi “Jedinstveni dokument po sobi”

• Odaberi kategorije soba i/ili konkretne sobe na koje se odnosi

Korak 3: Postavi Advance Collect na cjeniku

• Idi na Moja Nekretnina > Cjenici

• U Postavkama predujma odaberi:
   “Naplati uplatu X dana prije dolaska.”

• Unesi broj dana (do najviše 255)

Kako to funkcionira:

• Kad se rezervacija uveze i uđe u definirani raspon, šalje se zahtjev

• Sustav šalje podsjetnik svaki dan dok gost ne plati

• Koristi podsjetnike u rezervacijama za praćenje neplaćenih rezervacija

• Ako gost ne plati na vrijeme, možeš:

  • Naplatiti spremljenu karticu

  • Ili otkazati rezervaciju prema tvojim pravilima

Upozorenje: Ako koristiš Hotel Collect, uvijek obavijesti OTA o no-showu ili otkazivanju kako ne bi bio/la terećen/a za provizije i kako bi inventar bio točan.

Korak 4: Prati i upravljaj rizikom

• Uključi jasna pravila o plaćanju i otkazivanju u svojim politikama

• Koristi podsjetnike da osoblje može pratiti ručno

• Ako gost ne plati, možeš naplatiti karticu ili otkazati rezervaciju

• Koristi preautorizaciju da provjeriš sredstva prije dolaska

Brza lista za provjeru

• OTA postavke ažurirane (Hotel Collect uključen) — opcionalno

• Uvjeti plaćanja i otkazivanja ažurirani u RoomRaccoonu i OTA postavkama

• Šablona Zahtjeva za plaćanje napravljena

• Cjenici postavljeni s Advance Collect

• Online Check-In postavljen za naplatu preostalog iznosa

• Osoblje obučeno kako pratiti podsjetnike i riješiti no-show i neplaćanja