La fonctionnalité Advance Collect de RoomRaccoon permet aux hôteliers d’automatiser l’encaissement des prépaiements ou des acomptes avant l’arrivée des clients. Cela contribue à améliorer la trésorerie, réduire les risques de non-présentation et simplifier les opérations tant pour les réservations directes que celles via OTA.

Advance Collect n’est pas obligatoire, mais constitue un levier stratégique pour les hôteliers souhaitant sécuriser les paiements et garder le contrôle sur leurs opérations.

Il est conseillé de combiner Advance Collect avec la collecte des paiements via l’enregistrement en ligne pour une automatisation complète du cycle de réservation.

Assurez-vous que vos politiques soient juridiquement valables et communiquées de manière claire au client lors de la réservation.

Comprendre les options de paiement avant l’arrivée

RoomRaccoon propose deux méthodes automatisées pour encaisser les paiements avant l’arrivée. Leur disponibilité dépend de la source de réservation et de la configuration.

Remarque : Lors de la création d’une règle de prépaiement sur un plan tarifaire, vous devez choisir l’une des deux options suivantes :

1. Prépaiement à la confirmation de réservation (uniquement pour les tarifs directs)

• Le client paie un acompte immédiatement lors de la réservation.

• La réservation est confirmée uniquement une fois le paiement effectué.

• Disponible uniquement pour les réservations directes via votre moteur de réservation.

• À configurer par plan tarifaire dans :
   “Prélever le prépaiement lors de la réservation.”

Cette méthode ne s’applique pas aux réservations OTA, car la confirmation est effectuée par l’OTA indépendamment du paiement.

2. Advance Collect (disponible pour les OTA et les réservations directes)

• Une demande de paiement est envoyée automatiquement X jours avant l’arrivée.

• Les clients reçoivent un lien sécurisé pour payer un acompte défini.

• Fonctionne pour :

  • Réservations directes

  • Réservations OTA, si configurées en mode Hotel Collect et que les coordonnées de carte bancaire sont transmises à RoomRaccoon.

• À configurer dans le plan tarifaire sous :
   “Prélever le prépaiement X jours avant l’arrivée.”

Cette méthode permet aux hôteliers de recevoir des paiements à l’avance, y compris pour les réservations OTA, à condition qu’elles soient en mode Hotel Collect.

OTA Collect vs. Hotel Collect : Quelle est la différence ?

Lors de la gestion des réservations OTA (par exemple, via Booking.com ou Expedia), il existe deux modes principaux de paiement :

• OTA Collect : Le client paie l’OTA. L’hôtel reçoit le paiement via une carte de crédit virtuelle (VCC), que RoomRaccoon prélève automatiquement via le tableau de bord VCC.

• Hotel Collect : Le client paie directement à l’hôtel. Le paiement est effectué via les outils RoomRaccoon : liens de paiement, préautorisations ou Advance Collect.

RoomRaccoon prend en charge les deux flux. Vous pouvez choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins opérationnels et à votre trésorerie :

• Paiement garanti → OTA Collect

• Encaissement plus rapide → Hotel Collect

Remarque : Les frais liés à Hotel Collect sont généralement moins élevés que ceux associés aux cartes VCC d’OTA Collect.

Configurer Advance Collect

Étape 1 : Configurer les OTA (facultatif)

Effectuez cette étape uniquement pour les tarifs OTA. Passez à l’étape 2 pour les tarifs directs.

• Activez “Hotel Collect” ou “Paiement sur place” sur le portail de chaque OTA.

• Assurez-vous que les coordonnées bancaires des clients sont envoyées à RoomRaccoon.

• Les démarches varient selon les plateformes – à configurer individuellement pour chaque OTA.

Étape 2 : Créer un document de demande de paiement

• Accédez à Documents > Demande de paiement

• Rédigez un message par défaut incluant :

  • Une formule de bienvenue

  • Des instructions claires (ex. : “acompte de 50 % dans les 3 jours”)

Exemple de message :
 « Bienvenue chez [Nom de l’Hôtel] ! Veuillez confirmer votre séjour en effectuant un acompte de 50 % dans les 3 jours via le bouton ci-dessous. Cela garantit votre réservation selon nos conditions de paiement. »

OPTIONNEL
 Vous pouvez créer plusieurs documents de demande de paiement adaptés à différentes catégories de chambres.

• Accédez à Documents > Document personnalisé

• Type de document > Demande de paiement

• Sélectionnez “Document unique par chambre”

• Choisissez les catégories/chambres concernées.

Étape 3 : Configurer le plan tarifaire

• Accédez à Ma Propriété > Plans tarifaires

• Dans les paramètres de prépaiement, sélectionnez :
   “Prélever le paiement X jours avant l’arrivée.”

• Indiquez le nombre de jours (maximum 255)

Fonctionnement :

• Lorsqu’une réservation est importée dans la période définie, une demande de paiement est déclenchée.

• Le système relance automatiquement chaque jour jusqu’au paiement.

• Utilisez les rappels de réservation pour suivre les paiements.

• En cas de non-paiement, vous pouvez :

  • Prélever la carte bancaire enregistrée

  • Ou annuler la réservation, selon votre politique.

Avertissement : Prévenez rapidement les OTA des no-shows ou annulations pour éviter des frais de commission indus et mettre à jour la disponibilité.

Étape 4 : Suivi et gestion des risques

• Intégrez des conditions de paiement et d’annulation claires dans vos politiques.

• Utilisez les rappels pour permettre à l’équipe de relancer manuellement les clients.

• En cas de non-paiement, procédez à un débit manuel ou à une annulation.

• Utilisez la préautorisation pour vérifier les fonds disponibles avant l’arrivée.

Liste de vérification rapide

• Paramètres OTA mis à jour (Hotel Collect activé) — Facultatif

• Conditions de paiement/annulation mises à jour dans RoomRaccoon et OTA

• Modèle de demande de paiement créé

• Plans tarifaires configurés avec Advance Collect

• Enregistrement en ligne paramétré pour le solde restant

• Équipe formée pour suivre les rappels de paiement et gérer les no-shows