La función Advance Collect de RoomRaccoon te permite automatizar el cobro de pagos anticipados o depósitos de los huéspedes antes de su llegada. Esto ayuda a mejorar el flujo de caja, reducir el riesgo de no shows y facilitar la gestión tanto para reservas directas como OTA.

Advance Collect no es obligatorio, pero es una herramienta estratégica para alojamientos que buscan seguridad en los pagos y control operativo.

Te recomendamos combinar Advance Collect con el pago obligatorio durante el Check-In Online para automatizar todo el proceso.

Asegúrate de que tus políticas sean legales y estén claramente comunicadas al huésped al hacer la reserva.

Opciones para cobrar antes de la llegada

RoomRaccoon ofrece dos formas automáticas de cobrar pagos antes de la llegada. La disponibilidad depende del canal de reserva y de cómo tengas configurado el sistema.

Nota: Cuando configures una regla de prepago en un plan tarifario, solo podrás elegir una de las dos siguientes.

1. Prepago al confirmar la reserva (solo para tarifas directas)

• El huésped paga un depósito en el momento de hacer la reserva.

• La reserva solo se confirma si el huésped realiza el pago.

• Solo está disponible para reservas directas a través de tu Motor de Reservas.

• Configúralo por plan tarifario en:
   “Cobrar prepago al hacer la reserva.”

Esta opción no funciona con OTAs, ya que estas confirman la reserva al instante, sin esperar el pago.

2. Advance Collect (disponible para OTAs y reservas directas)

• Se envía una solicitud de pago automáticamente X días antes de la llegada.

• El huésped recibe un enlace seguro para pagar un depósito definido.

• Funciona para:

  • Reservas directas

  • Reservas OTA, si están configuradas como Hotel Collect y RoomRaccoon recibe los datos de la tarjeta.

• Configurado como porcentaje por plan tarifario en:
   “Cobrar prepago X días antes de la llegada.”

Así puedes asegurar ingresos antes de la llegada, incluso para OTAs, si están en modo Hotel Collect.

OTA Collect vs. Hotel Collect: ¿Cuál es la diferencia?

Cuando gestionas reservas de OTAs (como Booking.com o Expedia), hay dos flujos de pago principales:

• OTA Collect: El huésped paga a la OTA, y el alojamiento recibe el dinero más tarde mediante una Tarjeta de Crédito Virtual (VCC). RoomRaccoon cobra esa tarjeta automáticamente desde el panel de VCC.

• Hotel Collect: El huésped paga directamente al alojamiento. Puedes cobrarle con herramientas de RoomRaccoon como enlaces de pago, preautorizaciones o Advance Collect.

RoomRaccoon soporta ambos métodos. Puedes elegir el que mejor se ajuste a la operativa y necesidades de tesorería de tu alojamiento:

• Si quieres pagos garantizados → OTA Collect

• Si prefieres cobrar antes → Hotel Collect

Nota: Hotel Collect suele tener comisiones más bajas que OTA Collect (las VCC tienen costes añadidos).

Cómo configurar Advance Collect

Paso 1: Ajusta la configuración en las OTAs (opcional)

Haz esto solo si configuras Advance Collect para tarifas OTA. Para tarifas directas, pasa al paso 2.

• Activa “Hotel Collect” o “Pagar en el alojamiento” en cada portal de OTA.

• Asegúrate de que los datos de la tarjeta del huésped se envíen a RoomRaccoon.

• Cada OTA tiene su sistema — debes configurarlo en cada plataforma.

Paso 2: Crea un documento de solicitud de pago

• Ve a Documentos > Solicitud de pago

• Crea un mensaje estándar que incluya:

  • Un saludo amistoso

  • Instrucciones claras (ej.: “50% de depósito en 3 días”)

Mensaje de ejemplo:
 “¡Bienvenido a [Nombre del Hotel]! Por favor confirma tu estancia realizando un depósito del 50% en los próximos 3 días haciendo clic en el botón de abajo. Así garantizas tu reserva según nuestra política de pagos.”

OPCIONAL
 Puedes crear varios documentos de solicitud de pago por categoría de habitación.

• Ve a Documentos > Documento personalizado

• Tipo de documento > Solicitud de pago

• Marca “Documento único por habitación”

• Selecciona las habitaciones o categorías donde aplicar cada documento.

Paso 3: Configura el plan tarifario para Advance Collect

• Ve a Mi Propiedad > Planes Tarifarios

• En los ajustes de prepago, selecciona:
   “Cobrar pago X días antes de la llegada.”

• Especifica el número de días (máximo 255)

Así funciona:

• Cuando se importa una reserva dentro del rango definido, se envía la solicitud.

• El sistema reenvía cada día hasta que el huésped paga.

• Usa recordatorios de reserva para hacer seguimiento de los pagos.

• Si el huésped no paga a tiempo, puedes:

  • Cobrar la tarjeta registrada

  • Cancelar la reserva (según tus políticas)

Aviso: Si usas Hotel Collect, informa rápidamente a la OTA en caso de no-show o cancelación para evitar cargos de comisión y mantener tu disponibilidad actualizada.

Paso 4: Revisión y control de riesgos

• Asegúrate de tener condiciones de pago y cancelación claras en tus políticas.

• Usa recordatorios de reservas para que el equipo pueda hacer seguimiento.

• Si no hay pago, considera cobrar la tarjeta o cancelar.

• Usa preautorizaciones para verificar fondos antes de la llegada.

Checklist rápido

• Ajustes de OTA actualizados (Hotel Collect activado) — opcional

• Términos de pago y cancelación actualizados en RoomRaccoon y OTAs

• Plantilla de Solicitud de Pago creada

• Planes tarifarios configurados con Advance Collect

• Online Check-In preparado para cobrar el saldo restante

• Equipo formado para revisar recordatorios y gestionar no shows/pagos no realizados