A funcionalidade Advance Collect da RoomRaccoon permite que os hoteleiros automatizem a cobrança de pré-pagamentos ou depósitos de hóspedes antes da chegada, contribuindo para melhorar o fluxo de caixa, reduzir o risco de não comparência e simplificar as operações, tanto para reservas diretas como através de OTAs.

O uso do Advance Collect não é obrigatório, mas constitui uma alavanca estratégica para hoteleiros que pretendem garantir pagamentos antecipados e maior controlo operacional.

Recomendamos a combinação do Advance Collect com a cobrança no Check-In Online para uma automatização completa do ciclo de reserva.

Certifique-se de que as suas políticas são legalmente válidas e claramente comunicadas ao hóspede no momento da reserva.

Opções de cobrança antes da chegada

A RoomRaccoon disponibiliza duas formas automáticas de cobrança antes da chegada. A disponibilidade depende da origem da reserva e da configuração efetuada.

Nota: Ao criar uma regra de pré-pagamento num plano tarifário, só poderá escolher uma das duas opções abaixo.

1. Pré-pagamento no momento da confirmação da reserva (apenas para tarifas diretas)

• O hóspede paga um depósito no momento da reserva.

• A reserva só é confirmada após a receção do pagamento.

• Disponível apenas para reservas diretas efetuadas através do seu Motor de Reservas.

• Configurado por plano tarifário em:
   “Cobrar pré-pagamento no momento da reserva.”

Este método não se aplica a reservas de OTAs, uma vez que estas confirmam a reserva automaticamente e de forma independente ao pagamento.

2. Advance Collect (disponível para tarifas diretas e OTA)

• Um pedido de pagamento é enviado automaticamente X dias antes da chegada.

• O hóspede recebe um link seguro para efetuar o pagamento de um depósito previamente definido.

• Funciona para:

  • Reservas diretas

  • Reservas OTA, se configuradas para Hotel Collect e os dados do cartão forem enviados para a RoomRaccoon.

• Configurado por plano tarifário em:
   “Cobrar pré-pagamento X dias antes da chegada.”

Permite aos hoteleiros receber pagamentos antes da chegada, mesmo de reservas OTA — desde que estas estejam configuradas para Hotel Collect.

OTA Collect vs. Hotel Collect: Qual a diferença?

Ao gerir reservas provenientes de OTAs (como Booking.com ou Expedia), existem dois fluxos principais de pagamento:

• OTA Collect: O hóspede paga diretamente à OTA, e o hotel recebe o pagamento posteriormente através de um Cartão de Crédito Virtual (VCC). A RoomRaccoon efetua automaticamente a cobrança deste cartão através do painel de VCC.

• Hotel Collect: O hóspede paga diretamente ao hotel. O pagamento é cobrado utilizando as ferramentas da RoomRaccoon, como links de pagamento, pré-autorização ou a funcionalidade Advance Collect.

A RoomRaccoon suporta ambos os fluxos. Pode escolher o modelo que melhor se adapta às operações da sua propriedade e às suas necessidades de tesouraria:

• Pagamento garantido → OTA Collect

• Recebimento antecipado → Hotel Collect

Nota: Os custos associados ao fluxo Hotel Collect podem ser significativamente inferiores aos do OTA Collect (via VCC).

Como configurar o Advance Collect

Passo 1: Configurar definições de OTA (opcional)

Execute este passo apenas se pretender configurar o Advance Collect para tarifas OTA. Para tarifas diretas, passe para o Passo 2.

• Ative a opção “Hotel Collect” ou “Pagar na propriedade” em cada portal OTA.

• Certifique-se de que os dados do cartão do hóspede são enviados para a RoomRaccoon.

• Esta configuração deve ser feita manualmente em cada portal OTA.

Passo 2: Criar um documento de pedido de pagamento

• Aceda a Documentos > Pedido de Pagamento

• Crie uma mensagem padrão contendo:

  • Uma saudação simpática

  • Instruções claras (ex.: “50% de depósito no prazo de 3 dias”)

Exemplo de mensagem:
 “Bem-vindo(a) ao [Nome do Hotel]! Por favor, confirme a sua estadia efetuando um depósito de 50% nos próximos 3 dias clicando no botão abaixo. Este pagamento garante a sua reserva de acordo com a nossa política de pagamentos.”

OPCIONAL
 Pode criar vários documentos de pedido de pagamento por categoria de quarto.

• Aceda a Documentos > Documento Personalizado

• Tipo de documento > Pedido de Pagamento

• Selecione “Documento único por quarto”

• Escolha as categorias e/ou quartos aos quais se aplicará o pedido de pagamento.

Passo 3: Configurar o plano tarifário com Advance Collect

• Aceda a Minha Propriedade > Planos Tarifários

• Nas definições de pré-pagamento, escolha:
   “Cobrar pagamento X dias antes da chegada.”

• Indique o número de dias (até 255)

Funcionamento:

• A importação da reserva aciona o envio do pedido de pagamento, caso esteja dentro do período definido.

• O sistema envia lembretes diários até o pagamento ser concluído.

• Utilize os lembretes de reserva para acompanhar pagamentos pendentes.

• Se o pagamento não for efetuado até determinada data, poderá:

  • Cobrar o cartão em arquivo

  • Cancelar a reserva, de acordo com as suas políticas

Aviso: Notifique de imediato a OTA em caso de no-show ou cancelamento no modelo Hotel Collect, para evitar cobranças de comissões indevidas e manter o inventário atualizado.

Passo 4: Monitorização e mitigação de riscos

• Inclua termos de pagamento e cancelamento claros nas suas políticas de reserva.

• Utilize lembretes de reserva para que a equipa possa fazer seguimento manual.

• Considere efetuar a cobrança (CNP) ou cancelar manualmente em caso de falta de pagamento.

• Utilize a pré-autorização para validar fundos no cartão antes da chegada.

Checklist Rápido

• Configurações OTA atualizadas (Hotel Collect ativado) — Opcional

• Termos de pagamento e cancelamento atualizados na RoomRaccoon e nas OTAs

• Modelo de Pedido de Pagamento criado

• Planos Tarifários configurados com Advance Collect

• Check-In Online configurado para cobrança do valor restante

• Equipa treinada para seguir lembretes de pagamento e lidar com no-shows/pagamentos em falta