A funcionalidade Advance Collect da RoomRaccoon permite que os hoteleiros automatizem a cobrança de pré-pagamentos ou depósitos de hóspedes antes da chegada, contribuindo para melhorar o fluxo de caixa, reduzir o risco de não comparência e simplificar as operações, tanto para reservas diretas como através de OTAs.
O uso do Advance Collect não é obrigatório, mas constitui uma alavanca estratégica para hoteleiros que pretendem garantir pagamentos antecipados e maior controlo operacional.
Recomendamos a combinação do Advance Collect com a cobrança no Check-In Online para uma automatização completa do ciclo de reserva.
Certifique-se de que as suas políticas são legalmente válidas e claramente comunicadas ao hóspede no momento da reserva.
Opções de cobrança antes da chegada
A RoomRaccoon disponibiliza duas formas automáticas de cobrança antes da chegada. A disponibilidade depende da origem da reserva e da configuração efetuada.
Nota: Ao criar uma regra de pré-pagamento num plano tarifário, só poderá escolher uma das duas opções abaixo.
1. Pré-pagamento no momento da confirmação da reserva (apenas para tarifas diretas)
O hóspede paga um depósito no momento da reserva.
A reserva só é confirmada após a receção do pagamento.
Disponível apenas para reservas diretas efetuadas através do seu Motor de Reservas.
Configurado por plano tarifário em:
“Cobrar pré-pagamento no momento da reserva.”
Este método não se aplica a reservas de OTAs, uma vez que estas confirmam a reserva automaticamente e de forma independente ao pagamento.
2. Advance Collect (disponível para tarifas diretas e OTA)
Um pedido de pagamento é enviado automaticamente X dias antes da chegada.
O hóspede recebe um link seguro para efetuar o pagamento de um depósito previamente definido.
Funciona para:
Reservas diretas
Reservas OTA, se configuradas para Hotel Collect e os dados do cartão forem enviados para a RoomRaccoon.
Configurado por plano tarifário em:
“Cobrar pré-pagamento X dias antes da chegada.”
Permite aos hoteleiros receber pagamentos antes da chegada, mesmo de reservas OTA — desde que estas estejam configuradas para Hotel Collect.
OTA Collect vs. Hotel Collect: Qual a diferença?
Ao gerir reservas provenientes de OTAs (como Booking.com ou Expedia), existem dois fluxos principais de pagamento:
OTA Collect: O hóspede paga diretamente à OTA, e o hotel recebe o pagamento posteriormente através de um Cartão de Crédito Virtual (VCC). A RoomRaccoon efetua automaticamente a cobrança deste cartão através do painel de VCC.
Hotel Collect: O hóspede paga diretamente ao hotel. O pagamento é cobrado utilizando as ferramentas da RoomRaccoon, como links de pagamento, pré-autorização ou a funcionalidade Advance Collect.
A RoomRaccoon suporta ambos os fluxos. Pode escolher o modelo que melhor se adapta às operações da sua propriedade e às suas necessidades de tesouraria:
Pagamento garantido → OTA Collect
Recebimento antecipado → Hotel Collect
Nota: Os custos associados ao fluxo Hotel Collect podem ser significativamente inferiores aos do OTA Collect (via VCC).
Como configurar o Advance Collect
Passo 1: Configurar definições de OTA (opcional)
Execute este passo apenas se pretender configurar o Advance Collect para tarifas OTA. Para tarifas diretas, passe para o Passo 2.
Ative a opção “Hotel Collect” ou “Pagar na propriedade” em cada portal OTA.
Certifique-se de que os dados do cartão do hóspede são enviados para a RoomRaccoon.
Esta configuração deve ser feita manualmente em cada portal OTA.
Passo 2: Criar um documento de pedido de pagamento
Aceda a Documentos > Pedido de Pagamento
Crie uma mensagem padrão contendo:
Uma saudação simpática
Instruções claras (ex.: “50% de depósito no prazo de 3 dias”)
Exemplo de mensagem:
“Bem-vindo(a) ao [Nome do Hotel]! Por favor, confirme a sua estadia efetuando um depósito de 50% nos próximos 3 dias clicando no botão abaixo. Este pagamento garante a sua reserva de acordo com a nossa política de pagamentos.”
OPCIONAL
Pode criar vários documentos de pedido de pagamento por categoria de quarto.
Aceda a Documentos > Documento Personalizado
Tipo de documento > Pedido de Pagamento
Selecione “Documento único por quarto”
Escolha as categorias e/ou quartos aos quais se aplicará o pedido de pagamento.
Passo 3: Configurar o plano tarifário com Advance Collect
Aceda a Minha Propriedade > Planos Tarifários
Nas definições de pré-pagamento, escolha:
“Cobrar pagamento X dias antes da chegada.”Indique o número de dias (até 255)
Funcionamento:
A importação da reserva aciona o envio do pedido de pagamento, caso esteja dentro do período definido.
O sistema envia lembretes diários até o pagamento ser concluído.
Utilize os lembretes de reserva para acompanhar pagamentos pendentes.
Se o pagamento não for efetuado até determinada data, poderá:
Cobrar o cartão em arquivo
Cancelar a reserva, de acordo com as suas políticas
Aviso: Notifique de imediato a OTA em caso de no-show ou cancelamento no modelo Hotel Collect, para evitar cobranças de comissões indevidas e manter o inventário atualizado.
Passo 4: Monitorização e mitigação de riscos
Inclua termos de pagamento e cancelamento claros nas suas políticas de reserva.
Utilize lembretes de reserva para que a equipa possa fazer seguimento manual.
Considere efetuar a cobrança (CNP) ou cancelar manualmente em caso de falta de pagamento.
Utilize a pré-autorização para validar fundos no cartão antes da chegada.
Checklist Rápido
Configurações OTA atualizadas (Hotel Collect ativado) — Opcional
Termos de pagamento e cancelamento atualizados na RoomRaccoon e nas OTAs
Modelo de Pedido de Pagamento criado
Planos Tarifários configurados com Advance Collect
Check-In Online configurado para cobrança do valor restante
Equipa treinada para seguir lembretes de pagamento e lidar com no-shows/pagamentos em falta
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