La funzione Advance Collect di RoomRaccoon ti permette di automatizzare l’incasso dei pagamenti anticipati o dei depositi da parte degli ospiti prima dell’arrivo. Ti aiuta a migliorare il flusso di cassa, ridurre il rischio di no-show e semplificare le operazioni sia per le prenotazioni dirette che OTA.
Advance Collect non è obbligatorio, ma è una leva strategica per chi vuole sicurezza nei pagamenti e più controllo sulle operazioni.
Ti consigliamo di combinare Advance Collect con il pagamento tramite Check-In Online per automatizzare tutto il processo.
Assicurati che le tue politiche siano valide legalmente e comunicate in modo chiaro al momento della prenotazione.
Capire le opzioni di pagamento prima dell’arrivo
RoomRaccoon offre due modi automatici per incassare i pagamenti prima dell’arrivo. La disponibilità dipende dal canale di prenotazione e dalla configurazione.
Nota: Quando crei una regola di prepagamento su un piano tariffario, puoi scegliere solo una delle due regole seguenti.
1. Prepagamento alla conferma della prenotazione (solo per tariffe dirette)
L’ospite paga un deposito subito durante la prenotazione.
La prenotazione viene confermata solo dopo il pagamento.
Questa opzione è disponibile solo per le prenotazioni dirette tramite il tuo Booking Engine.
Si imposta come percentuale per piano tariffario in:
“Addebita il prepagamento al momento della prenotazione.”
Questo metodo non funziona con le OTA, perché le prenotazioni vengono confermate direttamente da loro.
2. Advance Collect (disponibile per tariffe OTA e dirette)
Una richiesta di pagamento viene inviata automaticamente X giorni prima dell’arrivo.
Gli ospiti ricevono un link sicuro per pagare un deposito predefinito.
Funziona per:
Prenotazioni dirette
Prenotazioni OTA se configurate come Hotel Collect e se RoomRaccoon riceve i dati della carta.
Si imposta come percentuale per piano tariffario in:
“Addebita il prepagamento X giorni prima dell’arrivo.”
Ti permette di incassare prima dell’arrivo anche per le prenotazioni OTA — se sono configurate come Hotel Collect.
OTA Collect vs. Hotel Collect: qual è la differenza?
Quando gestisci prenotazioni da OTA (come Booking.com o Expedia), ci sono due flussi di pagamento:
OTA Collect: L’ospite paga l’OTA e l’hotel riceve il pagamento dopo tramite una Carta di Credito Virtuale (VCC). RoomRaccoon addebita automaticamente questa carta dal pannello VCC.
Hotel Collect: L’ospite paga direttamente all’hotel. Puoi incassare con gli strumenti RoomRaccoon come link di pagamento, preautorizzazioni o Advance Collect.
RoomRaccoon supporta entrambi i flussi. Puoi scegliere quello che si adatta meglio alle esigenze della tua struttura e della tua liquidità:
Pagamenti garantiti → OTA Collect
Pagamenti più veloci → Hotel Collect
Nota: I costi associati al flusso Hotel Collect possono essere molto più bassi rispetto a quelli OTA (VCC).
Come configurare Advance Collect
Passo 1: Imposta le OTA (opzionale)
Fallo solo se vuoi usare Advance Collect per tariffe OTA. Se lo stai impostando per tariffe dirette, salta al Passo 2.
Attiva “Hotel Collect” o “Paga in struttura” in ogni portale OTA.
Assicurati che i dati della carta dell’ospite vengano inviati a RoomRaccoon.
Ogni portale OTA è diverso, quindi dovrai configurare tutto da lì.
Passo 2: Crea un documento di richiesta di pagamento
Vai su Documenti > Richiesta di Pagamento
Crea un messaggio base con:
Un saluto amichevole
Istruzioni chiare (es: “50% di acconto entro 3 giorni”)
Esempio di messaggio:
“Benvenuto a [Nome Hotel]! Per favore, conferma il tuo soggiorno pagando un acconto del 50% entro i prossimi 3 giorni cliccando il pulsante qui sotto. Così garantisci la prenotazione secondo la nostra politica di pagamento.”
OPZIONALE
Puoi creare più documenti di richiesta in base alla categoria di camera.
Vai su Documenti > Documento personalizzato
Seleziona il tipo > Richiesta di Pagamento
Seleziona “Documento unico per camera”
Scegli le categorie o camere a cui applicarlo.
Passo 3: Configura il piano tariffario
Vai su La Mia Struttura > Piani Tariffari
Nelle impostazioni di prepagamento, scegli:
“Addebita il pagamento X giorni prima dell’arrivo.”Inserisci il numero di giorni (massimo 255)
Come funziona:
Quando una prenotazione entra nell’intervallo definito, viene inviata una richiesta.
Il sistema reinvia ogni giorno finché l’ospite non paga.
Usa i promemoria della prenotazione per monitorare i pagamenti.
Se l’ospite non paga entro un certo giorno, puoi:
Addebitare la carta salvata
Oppure annullare la prenotazione, secondo le tue politiche.
Nota: Se usi Hotel Collect, avvisa subito le OTA in caso di no-show o cancellazione, così eviti commissioni e mantieni l’inventario aggiornato.
Passo 4: Monitora e gestisci i rischi
Includi termini di pagamento e cancellazione chiari nelle tue politiche.
Usa i promemoria per far intervenire manualmente lo staff.
Se l’ospite non paga, puoi addebitare la carta o cancellare.
Usa la preautorizzazione per controllare i fondi prima dell’arrivo.
Checklist veloce
Impostazioni OTA aggiornate (Hotel Collect attivo) — opzionale
Termini di pagamento e cancellazione aggiornati su RoomRaccoon e OTA
Modello di Richiesta di Pagamento creato
Piani tariffari configurati con Advance Collect
Check-In Online impostato per incassare il saldo
Staff formato per gestire i promemoria e i pagamenti mancanti
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