Het verwerken van reserveringen

Om gegevens juist in de boekhouding te kunnen verwerken zullen de gegevens eerst op de juiste manier verwerkt moeten worden in RoomRaccoon. We leggen graag uit hoe je reserveringen op de juiste manier verwerkt. We gaan ervan uit dat je al weet hoe je een reservering aanmaakt en gaan dus alleen in op de zaken die relevant zijn voor een juiste boekhoudkundige verwerking.

Reserveringsstatus

De reserveringsstatus kan invloed hebben op de verwerking van de boekhoudkundige gegevens. Het advies is om de reserveringsstatus bij te houden. De volgende reserveringsstatussen hebben invloed op de boekhouding. 

Als je uitcheckt wordt er automatisch een factuur aangemaakt. Deze factuur wordt bij het eerstvolgende verwerkingsmoment verwerkt.

Als je een reservering annuleert die al verwerkt is zal de boeking gecrediteerd moeten worden. Bij het onderdeel Correcties kun je hier meer over lezen.

De gegevens die verwerkt worden hebben betrekking op omzetten, btw en toeristenbelasting. 

Betalingen

Als er bij betalingen een (deel)betaling wordt ingevoerd vindt er bij het verwerkingsmoment een verandering plaats in de boekhouding. Het invoeren van een (deel)betaling betekent dat er vanuit het perspectief van RoomRaccoon betaald is door de gast. De hotelier weet dan dat de gast die binnenkomt niet meer hoeft af te rekenen. Het kan wel voorkomen dat de betaling nog niet op de rekening van de hotelier staat. Bijvoorbeeld doordat de gast betaald heeft aan een OTA (Online Travel Agency) en deze OTA nog niet uitbetaald heeft aan de hotelier. Voor een volledige en correct verwerking in de boekhouding zullen alle openstaande betalingen uiteindelijk op € 0,- moeten staan. 

Add-on 

Gasten kunnen automatisch add-ons boeken of de hotelier kan add-ons toevoegen op de reserveringsdetailpagina. Om de add-on correct te verwerken in de boekhouding is het nodig om bij type een grootboekrekening te selecteren. Als dit niet gebeurt kunnen we de add-on niet verwerken in de boekhouding.

Toeristenbelasting

Bij een boeking via een OTA wordt de toeristenbelasting in veel gevallen niet geïnd door de OTA. Om de toeristenbelasting correct te verwerken in de boekhouding zal dit deel van de betaling nog handmatig verwerkt moeten worden op de reserveringsdetailpagina. De betaalwijze van de toeristenbelasting kan daardoor een andere zijn dan die van de rest van de reserveringen.