Het Terugboekingen Dashboard  stelt je in staat om betalingsgeschillen rechtstreeks vanuit je RoomRaccoon-account te monitoren, beheren en verdedigen. Het biedt één centrale plek om alle terugboekingen en fraudemeldingen te bekijken en om zelf verdedigingsmateriaal te uploaden, zonder afhankelijk te zijn van externe support.

Het dashboard is ontworpen om je te helpen snel te handelen, goed geïnformeerd te blijven en je omzet te beschermen.

Waarom dit dashboard belangrijk is

Terugboekingen zijn tijdgevoelig en kunnen een directe impact hebben op je omzet. Het missen van deadlines of het aanleveren van onvolledige informatie kan leiden tot verloren geschillen.

Met het dashboard voor terugboekingen en geschillen kun je:

• Direct reageren op geschillen

• Duidelijke deadlines en resterende reactietijd zien

• De status van elk geschil realtime volgen

• Zelf verdedigingsdocumenten uploaden

• Het risico op gemiste of te late reacties verkleinen

Na het indienen van een verdediging worden statusupdates meestal binnen 24 uur weergegeven.

Dashboardoverzicht

Het hoofdscherm toont een lijst met alle terugboekingen en fraudemeldingen. Per case zie je:

• Reservering – de gekoppelde reservering

• Geschil referentie – de unieke referentie van het geschil

• Geschil datum – de datum waarop het geschil is aangemaakt

• Bedrag – het betwiste bedrag

• Deadline – de deadline of resterende reactietijd

• Status – de huidige status, weergegeven met een kleurlabel

Je kunt:

• Zoeken op reserveringsnummer, geschil referentie, bedrag of deadline

• Geschillen filteren op status

• Een geschil openen via het pijltje aan de rechterkant

Uitleg van geschilstatussen

Elke case is gemarkeerd met een kleur label zodat je snel ziet welke actie nodig is.

Actiestatussen

• Onverdedigd (paars) – Er is nog geen verdediging ingediend en de deadline is nog niet verstreken. Je kunt nog een verdediging indienen.

• In afwachting (geel) – Er is een verdediging ingediend en deze wordt beoordeeld. Er is geen actie nodig tot de uitkomst bekend is.

Eindstatussen

• Gewonnen (groen) – Het geschil is in jouw voordeel afgerond.

• Verloren (rood) – Er is een verdediging ingediend, maar het geschil is verloren.

• Verlopen (rood) – De deadline is verstreken zonder verdediging. Verdere actie is niet mogelijk.

Informatieve statussen (geen actie vereist)

• Melding (grijs) – Dit is een fraudemelding, nog geen terugboeking.

Fraudemeldingen geven een vroegtijdige waarschuwing dat een transactie mogelijk uitmondt in een terugboeking. Dit stelt je in staat om:

• De betaling vooraf te controleren

• Te beoordelen of een refund passend is

• Contact op te nemen met de gast om het probleem op te lossen en escalatie te voorkomen

• Indien nodig alvast een verdediging voor te bereiden

Vroeg handelen kan geschillen verminderen en je omzet beschermen.

• Melding van fraude – Automatisch gewonnen (blauw) - Een fraudemelding die automatisch in jouw voordeel is afgerond. Er is geen actie vereist.

Tip: Fraudemeldingen zijn een kans, geen straf. Vroeg ingrijpen geeft je meer controle en kan vaak voorkomen dat een melding escaleert naar een terugboeking.

Details van een geschil bekijken

Door op een geschil te klikken, open je de pagina Geschil Details. Hier kun je bekijken:

• De reden van het geschil zoals opgegeven door de kaartuitgever

• Betalings- en transactiedetails

• De huidige status

• De deadline om te reageren

• Verdedigingssuggesties ter ondersteuning

De actuele status wordt altijd duidelijk bovenaan weergegeven.

Een verdediging indienen

Volg deze stappen om een terugboeking te verdedigen:

1. Open het geschil – Klik in het dashboard op de pijl Verdediging indienen om de detailpagina te openen.

2. Controleer de details – Bekijk de reden en informatie van de kaarthouder of uitgevende bank.

3. Bekijk verdediging suggesties – Gebruik de suggesties op de pagina om je case te versterken.

4. Kies een verdedigingsrede – Selecteer in de sectie Reden een passende reden. De beschikbare opties zijn afhankelijk van de reden van de uitgevende bank.

5. Upload bewijs – In de sectie Bewijs:

   • Selecteer het type bewijs

   • Upload één bestand per bewijs type

   • Zorg dat bestanden voldoen aan formaat- en limiet eisen

6. Dien de verdediging in – Klik op Indienen om je verdediging te versturen.

Belangrijke regels

• Elke verdedigingsreden staat alleen specifieke bewijstypen toe

• Het wijzigen van de verdedigingsreden verwijdert automatisch eerder geüploade bestanden

• Na indiening kan het tot 24 uur duren voordat de status wordt bijgewerkt

• Zodra een geschil de status Verlopen heeft, kan het niet meer worden verdedigd

Samenvatting

Het dashboard voor terugboekingen en geschillen biedt:

• Volledig inzicht in alle geschillen

• Duidelijke deadlines en statustracking

• De mogelijkheid om geschillen zelfstandig te verdedigen

• Meer controle over omzetrisico’s

Heb je vragen over een specifiek geschil of hulp nodig bij het aanleveren van bewijs? Neem contact op met het Support Team via de in-app chat.