RoomRaccoon Release 24.6 (Kommt am 5. November 2024.)

wir haben coole Neuigkeiten! Das RoomRaccoon 24.6 Update ist da – es bringt neue Features, macht Buchungsabläufe einfacher, verbessert das Management von Bucher Profilen und liefert starke neue Anzahlungsberichte für mehr Einblick in Vorauszahlungen und laufende Reservierungssalden.

Buchungsmaschine Update

Mit der neuen Version haben wir die Buchungsmaschine so optimiert, dass das Browsen einfacher, das Buchen schneller und der Checkout auf allen Geräten reibungsloser wird:

• Vereinfachte Suche: Gäste können Zimmerkategorien ansehen, ohne direkt die Anzahl der Gäste oder der Zimmer einzugeben.

• Dynamische Verfügbarkeit: Die Zimmerlisten zeigen Belegungsgrenzen und bieten die Möglichkeit, Zimmer hinzuzufügen und Gäste pro Zimmer zuzuweisen.

• Personalisierte Tarife: Nur relevante Tarife werden je nach Belegung angezeigt, standardmäßig erscheinen aber alle Tarife.

• Optimierter Checkout: Ein Slide-Out-Fenster zeigt Buchungsdetails an und ermöglicht es, vor dem Checkout noch Zimmer hinzuzufügen.

Bucher Profil Management

Das neue Management der Bucher Profile erleichtert die Zahlungsabwicklung:

• Volle Zahlungen anfordern 
  Schicke Zahlungsanfragen für offene Rechnungen direkt aus dem Bucher Profil.
  Hinweis: Teilzahlungen sind nicht möglich – bei einer 50€-Rechnung kannst du z. B. keine 20€ anfordern.

• Buchungssaldo erstellen 
  

  Zahlungsanfragen, die nicht mit einer bestimmten Reservierung verknüpft sind, werden als Buchungssaldo erfasst.
  Nimm manuelle Zahlungen von Buchern an, wie Überweisungen, und trag sie im Bucherprofil ein, um ein Guthaben zu erstellen.
  Tipp: Verwende diesen Saldo für zukünftige Buchungen oder zusätzliche Ausgaben, z. B. Hochzeiten, Geschäftsreisen oder Events.

• Finanzaktivitäten überwachen
  Behalte offene Rechnungen, Zahlungshistorie und Umsätze im Blick – so bleibt alles aktuell und korrekt im Bucher Profil erfasst.

Neue Anzahlungsberichte für Vorauszahlungen

Unsere vier leistungsstarken Anzahlungsberichte sind jetzt endlich für alle Premium- und Enterprise-Nutzer verfügbar! Damit habt ihr Echtzeiteinblicke in Vorauszahlungen, Gästeguthaben und Verbindlichkeiten – für eine präzise Finanzverwaltung. Klicke hier, um mehr zu erfahren.

Highlights der vier Dashboards:

1. ? Einlagen & hausinterne Zusammenfassung

   • Verbindlichkeiten im Blick: Alle Vorauszahlungen, Rückerstattungen und In-House-Guthaben auf einen Blick.

   • Echtzeit-Berichte: Überwacht Finanzbewegungen in Echtzeit, um Verbindlichkeiten und Einnahmen im Griff zu behalten.

   • Vermeidung von Überbewertung: Stellt sicher, dass Anzahlungen als Verbindlichkeiten erfasst werden und keine Einnahmen zu früh verbucht werden.

2. ? Anzahlungen Bericht (Download verfügbar)

   • Einfache Filterung nach Datum: Findet Buchungen mit Vorauszahlungen über den Datumsauswahl-Filter.

   • Volle Zahlungstransparenz: Seht Betrag, Zahlungsmethode und Gastprofil zu jeder Anzahlung.

   • Buchungsdetails verfolgen: Ordnet Anzahlungen den An- und Abreisedaten zu, um den zukünftigen Cashflow zu planen.

3. ? Bericht über die Einlagenentwicklung (Download verfügbar)

   • Umsatzveränderungen verfolgen: Behaltet im Blick, wie Anzahlungen beim Check-in in In-House-Guthaben umgewandelt werden.

   • Buchungsstatus im Überblick: Identifiziert Gäste, die eingecheckt haben und deren Anzahlungen nun als laufende Guthaben verbucht sind.

4. ? In-House Balances Dashboard

   • Aktive Reservierungen verwalten: Seht alle Gäste, die aktuell in eurer Unterkunft übernachten.

   • Einblick in Bilanzflüsse: Verfolgt, wie Guthaben von negativ (Anzahlung) zu positiv (offener Betrag) wechseln, sobald Leistungen konsumiert werden.

Update zur Airbnb-Provisionsabrechnung

Aktuell werden Airbnb-Provisionen im PMS als Rabatte auf den Zimmerumsatz angezeigt, was zu Unstimmigkeiten in den Finanz- und Managementberichten geführt hat, zum Beispiel bei RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer). Seit dem 2. Oktober 2024 werden Airbnb-Provisionen nicht mehr als negative Add-ons, sondern als eigenständige Provisionszahlungen verbucht. Das bedeutet, dass der volle Zimmerpreis gemeldet wird, und die Provision separat als Zahlung in der Reservierung auftaucht.

Beispiel:

• Alte Methode: Ein Zimmer wird für 100 € verkauft, mit 20 € Airbnb-Provision. Im Bericht erscheinen 80 € Umsatz.

• Neue Methode: Dasselbe Zimmer wird mit 100 € Umsatz ausgewiesen, und die 20 € als Provisionszahlung – so habt ihr einen klareren Überblick über den gesamten Verkauf.

Was bedeutet das für euch?

• Keine Änderungen im Ablauf: Das ist eine Backend-Änderung, ihr müsst nichts tun. Eure Airbnb-Listings, Buchungen und Gästeerlebnisse bleiben unverändert.

• Bestehende Reservierungen: Airbnb-Reservierungen, die vor der Umstellung ins System kamen, bleiben nach der alten Methode mit Airbnb als Add-on.

• Bessere Berichtsgenauigkeit: Euer PMS zeigt nun den tatsächlichen Zimmerpreis an, was zu genaueren Finanz- und Leistungskennzahlen führt.

• Buchhaltung: Wenn ihr Finanzberichte nutzt oder eine Buchhaltungsintegration mit RoomRaccoon habt, gebt uns bitte den relevanten Buchungscode für OTA-Provisionen durch. So stellen wir sicher, dass diese Provisionen korrekt in eurer Buchhaltung erfasst werden.

Erinnerung: Aktiviert die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Haltet euer Hotelkonto sicher, indem ihr 2FA in eurem RoomRaccoon-Account aktiviert. Diese zusätzliche Schutzmaßnahme sorgt für ein gutes Gefühl und verhindert unbefugten Zugriff. Ab Ende November könnt ihr ohne aktivierte 2FA nicht mehr auf euren RoomRaccoon-Account zugreifen.