Bei großen Reservierungen wie Firmenbuchungen, Hochzeiten oder Events kann das manuelle Erfassen von Gästedaten Zimmer für Zimmer viel Zeit kosten. Mit der Importvorlage für Gästedetails kannst du alle Gästeinformationen in einem einzigen Upload zu einer Reservierung hinzufügen – mithilfe einer strukturierten Tabelle.

Diese Funktion spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und erleichtert die Zusammenarbeit mit Buchern.

Was ist die Importvorlage für Gästedetails?

Mit der Importvorlage kannst du:

• Eine Tabellenvorlage herunterladen, die exakt zu deiner Reservierung passt

• Diese mit deinem Bucher teilen (z. B. Firmenkontakt oder Eventorganisator)

• Die ausgefüllte Datei hochladen, um alle Gästedaten automatisch in der Reservierung zu hinterlegen

Nach dem Import werden die Gästeinformationen sofort den richtigen Zimmern und Gästen zugeordnet.

Wann kann ich diese Funktion nutzen?

Diese Funktion ist auf Anfrage verfügbar und muss für dein Konto aktiviert werden. Wenn du die unten beschriebenen Buttons nicht siehst, kontaktiere bitte unser Support-Team über den In-App-Chat, um die Aktivierung anzufragen.

Wo finde ich die Funktion?

Nach der Aktivierung siehst du in einer Reservierung zwei neue Buttons:

• Beispielvorlage herunterladen

• Gästedetails importieren

Diese Buttons erscheinen direkt in der Reservierungsansicht.

So funktioniert es

Wichtig: Bevor du startest, stelle sicher, dass für jedes Zimmer (bzw. jeden Zimmertyp) ein Tarifplan hinterlegt ist.

Schritt 1: Beispielvorlage herunterladen

1. Öffne die Reservierung.

2. Klicke auf Beispielvorlage herunterladen.

RoomRaccoon erstellt automatisch eine Tabelle basierend auf:

• den Zimmern in der Reservierung

• der Anzahl der Gäste pro Zimmer

So ist sichergestellt, dass die Struktur der Datei exakt zur Reservierung passt.

Schritt 2: Gästedetails ausfüllen

1. Teile die Tabelle mit deinem Bucher.

2. Der Bucher trägt die Gästedetails für jedes Zimmer und jeden Gast ein.

Bitte beachte:

• Die Struktur der Tabelle darf nicht verändert werden

• Keine Spalten löschen

• Keine Spalten neu anordnen

Schritt 3: Gästedetails importieren

1. Kehre zur Reservierung zurück.

2. Klicke auf Gästedetails importieren.

3. Lade die ausgefüllte Tabelle hoch.

Alle Gästedaten werden automatisch in die Reservierung übernommen.
Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich.

Welche Informationen werden importiert?

• Es werden nur ausgefüllte Felder importiert

• Leere Felder bleiben in der Reservierung leer

• Jeder Gast wird anhand der Tabellenstruktur dem richtigen Zimmer und der richtigen Position zugeordnet

Ideale Anwendungsfälle

Diese Funktion ist besonders geeignet für:

• Firmen-Gruppenbuchungen

• Hochzeiten

• Events oder Retreats

• Reservierungen mit vielen Zimmern und Gästen

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Struktur der Tabelle ändern?

Nein. Änderungen an der Struktur können dazu führen, dass der Import fehlschlägt.

Was ist, wenn noch nicht alle Gästedaten vorliegen?

Kein Problem. Es werden nur die ausgefüllten Felder importiert.

Ist diese Funktion für alle Kunden verfügbar?

Nein. Die Funktion muss für dein Konto aktiviert werden. Wende dich an den Support, wenn du Zugriff möchtest.

Zusammenfassung

Die Importvorlage für Gästedetails erleichtert die Verwaltung großer und komplexer Reservierungen, indem du Gästedaten gesammelt importieren kannst. Mit dem einfachen Ablauf Herunterladen – Ausfüllen – Hochladen verwaltest du Gruppenbuchungen schneller und mit weniger Fehlern.

Wenn du diese Funktion aktivieren möchtest oder Fragen zur Nutzung hast, kontaktiere bitte unser Support-Team über den In-App-Chat.