Per prenotazioni di grandi dimensioni come gruppi aziendali, matrimoni o eventi, inserire i dati degli ospiti camera per camera può richiedere molto tempo. Il Foglio di importazione dei dettagli ospiti ti consente di aggiungere tutte le informazioni in un’unica operazione, utilizzando un foglio di calcolo strutturato.

Questa funzione ti aiuta a risparmiare tempo, ridurre gli errori manuali e collaborare più facilmente con i booker.

Cos’è il foglio di importazione dei dettagli ospiti

Il foglio di importazione ti permette di:

• scaricare un foglio di calcolo che rispecchia la struttura della prenotazione

• condividerlo con il booker (ad esempio un referente aziendale o l’organizzatore dell’evento)

• caricare il file compilato per popolare automaticamente tutti i dati degli ospiti nella prenotazione

Una volta importati, i dati vengono assegnati immediatamente alle camere e agli ospiti corretti.

Quando posso utilizzare questa funzione

La funzione è disponibile su richiesta e deve essere attivata per il tuo account.
Se non visualizzi i pulsanti descritti di seguito, contatta il Support Team tramite la chat in-app per richiederne l’attivazione.

Dove trovare la funzione

Una volta attivata, all’interno della prenotazione vedrai due nuovi pulsanti:

• Scarica foglio di esempio

• Importa dettagli ospiti

I pulsanti sono visibili direttamente nella schermata della prenotazione.

Come funziona

Importante: prima di iniziare, assicurati che ogni camera (tipologia) abbia un piano tariffario assegnato.

Passaggio 1: Scarica il foglio di esempio

1. Apri la prenotazione.

2. Clicca su Scarica foglio di esempio.

RoomRaccoon genera un foglio di calcolo basato su:

• le camere incluse nella prenotazione

• il numero di ospiti per ciascuna camera

Questo garantisce che la struttura del file corrisponda esattamente alla prenotazione.

Passaggio 2: Compila i dati degli ospiti

1. Condividi il foglio con il booker.

2. Il booker inserisce i dati degli ospiti per ogni camera e ogni persona.

Non modificare la struttura del foglio:

• non eliminare colonne

• non riordinare le colonne

Passaggio 3: Importa i dettagli ospiti

1. Torna alla prenotazione.

2. Clicca su Importa dettagli ospiti.

3. Carica il foglio di calcolo compilato.

Tutti i dati degli ospiti verranno aggiunti automaticamente alla prenotazione, senza inserimento manuale.

Quali informazioni vengono importate

• Vengono importati solo i campi compilati

• I campi vuoti resteranno vuoti nella prenotazione

• Ogni ospite viene associato alla camera corretta e alla posizione corretta in base alla struttura del foglio

Casi d’uso ideali

Questa funzione è particolarmente utile per:

• prenotazioni di gruppi aziendali

• matrimoni

• eventi o retreat

• qualsiasi prenotazione con più camere e più ospiti

Domande frequenti

Posso modificare la struttura del foglio di calcolo?

No. Qualsiasi modifica alla struttura può causare il fallimento dell’importazione.

Cosa succede se non ho ancora tutti i dati degli ospiti?

Nessun problema. Verranno importati solo i campi compilati.

È disponibile per tutti i clienti?

No. La funzione deve essere attivata per il tuo account. Contatta il Supporto se desideri l’accesso.

Riepilogo

Il Foglio di importazione dei dettagli ospiti semplifica la gestione di prenotazioni complesse permettendoti di importare i dati degli ospiti in blocco. Con un flusso semplice scarica – compila – carica, puoi gestire le prenotazioni di gruppo in modo più rapido e con meno errori.

Per attivare la funzione o per qualsiasi domanda, contatta il Support Team tramite la chat in-app.