Pour les réservations de grande taille telles que les groupes corporate, les mariages ou les événements, saisir les informations client chambre par chambre peut être chronophage. La feuille d’import des détails clients vous permet d’ajouter toutes les informations en un seul import, à l’aide d’un fichier tableur structuré.

Cette fonctionnalité vous aide à gagner du temps, réduire les erreurs manuelles et collaborer plus facilement avec les bookers.

Qu’est-ce que la feuille d’import des détails clients ?

La feuille d’import des détails clients vous permet de :

• télécharger un tableur correspondant exactement à votre réservation,

• le partager avec votre booker (contact corporate, organisateur d’événement, etc.),

• importer le fichier complété pour renseigner automatiquement tous les détails clients dans la réservation.

Une fois importées, les informations sont immédiatement attribuées aux bonnes chambres et aux bons clients.

Quand puis-je utiliser cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité est disponible sur demande et doit être activée sur votre compte. Si vous ne voyez pas les boutons décrits ci-dessous, contactez notre équipe Support via le chat intégré pour demander l’activation.

Où trouver la fonctionnalité ?

Une fois activée, deux nouveaux boutons apparaissent directement dans la réservation :

• Télécharger un modèle

• Importer les détails clients

Fonctionnement

Important : avant de commencer, assurez-vous que des plans tarifaires sont bien attribués à chaque chambre (type).

Étape 1 : télécharger le modèle

1. Ouvrez la réservation.

2. Cliquez sur Télécharger un modèle.

RoomRaccoon génère alors un tableur basé sur :

• les chambres incluses dans la réservation,

• le nombre de clients par chambre.

Cela garantit que la structure du fichier correspond exactement à la réservation.

Étape 2 : renseigner les détails clients

• Partagez le tableur avec votre booker.

• Le booker complète les informations pour chaque chambre et chaque client.

Important :

• ne modifiez pas la structure du fichier,

• ne supprimez aucune colonne,

• ne changez pas l’ordre des colonnes.

Étape 3 : importer les détails clients

1. Revenez dans la réservation.

2. Cliquez sur Importer les détails clients.

3. Téléversez le tableur complété.

Toutes les informations clients sont alors ajoutées automatiquement à la réservation, sans saisie manuelle.

Quelles informations sont importées ?

• Seuls les champs renseignés sont importés.

• Les champs vides restent vides dans la réservation.

• Chaque client est associé à la bonne chambre et à la bonne position, selon la structure du fichier.

Cas d’utilisation idéaux

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour :

• les réservations de groupes corporate,

• les mariages,

• les événements ou retraites,

• toute réservation comportant plusieurs chambres et plusieurs clients.

Foire aux questions

Puis-je modifier la structure du tableur ?

Non. Toute modification de la structure peut entraîner un échec de l’import.

Que faire si toutes les informations clients ne sont pas encore disponibles ?

Ce n’est pas un problème. Seules les informations complétées seront importées.

Cette fonctionnalité est-elle disponible pour tous les clients ?

Non. Elle doit être activée sur votre compte. Contactez le Support si vous souhaitez y accéder.

En résumé

La feuille d’import des détails clients facilite la gestion des réservations complexes en permettant un import en masse des informations clients. Grâce à un processus simple télécharger – compléter – importer, vous gérez vos réservations de groupe plus rapidement et avec moins d’erreurs.

Pour activer cette fonctionnalité ou pour toute question, contactez notre équipe Support via le chat intégré.