Para reservas de grande dimensão, como grupos corporativos, casamentos ou eventos, introduzir os dados dos hóspedes quarto a quarto pode ser moroso. A Folha de Importação de Dados dos Hóspedes permite adicionar todos os dados a uma reserva num único carregamento, utilizando uma folha de cálculo estruturada.

Esta funcionalidade ajuda a poupar tempo, reduzir erros manuais e facilitar a colaboração com bookers.

O que é a Folha de Importação de Dados dos Hóspedes?

A Folha de Importação de Dados dos Hóspedes permite-lhe:

• Descarregar uma folha de cálculo que corresponde exatamente à sua reserva

• Partilhá-la com o booker (por exemplo, um contacto corporativo ou organizador do evento)

• Carregar o ficheiro preenchido para preencher automaticamente todos os dados dos hóspedes na reserva

Após a importação, a informação dos hóspedes é imediatamente atribuída aos quartos e hóspedes corretos.

Quando posso utilizar esta funcionalidade?

Esta funcionalidade está disponível mediante pedido e tem de ser ativada na sua conta. Se não visualizar os botões descritos abaixo, contacte a Equipa de Suporte através do chat na aplicação para solicitar a ativação.

Onde encontrar a funcionalidade

Depois de ativada, verá dois novos botões dentro da reserva:

• Descarregar folha de exemplo

• Importar dados dos hóspedes

Estes botões aparecem diretamente na vista da reserva.

Como funciona

Importante: Antes de começar, certifique-se de que existem planos de tarifas associados a cada tipo de quarto.

Passo 1: Descarregar a folha de exemplo

1. Abra a reserva.

2. Clique em Descarregar folha de exemplo.

O RoomRaccoon gera automaticamente uma folha de cálculo com base em:

• Os quartos incluídos na reserva

• O número de hóspedes por quarto

Isto garante que a estrutura do ficheiro corresponde exatamente à reserva.

Passo 2: Preencher os dados dos hóspedes

1. Partilhe a folha de cálculo com o booker.

2. O booker preenche os dados dos hóspedes para cada quarto e hóspede.

Não altere a estrutura da folha:

• Não remova colunas

• Não altere a ordem das colunas

Passo 3: Importar os dados dos hóspedes

1. Regresse à reserva.

2. Clique em Importar dados dos hóspedes.

3. Carregue a folha de cálculo preenchida.

Todos os dados dos hóspedes são importados automaticamente para a reserva. Não é necessária qualquer introdução manual.

Que informação é importada?

• Apenas os campos preenchidos serão importados

• Os campos vazios permanecerão em branco na reserva

• Cada hóspede é associado ao quarto e posição corretos, com base na estrutura da folha

Casos de utilização ideais

Esta funcionalidade é especialmente útil para:

• Reservas de grupos corporativos

• Casamentos

• Eventos ou retiros

• Qualquer reserva com vários quartos e hóspedes

Perguntas Frequentes

Posso alterar a estrutura da folha de cálculo?

Não. Alterar a estrutura pode fazer com que a importação falhe.

E se ainda não tiver todos os dados dos hóspedes?

Não há problema. Apenas os campos preenchidos serão importados.

Esta funcionalidade está disponível para todos os clientes?

Não. Tem de ser ativada na sua conta. Contacte o Suporte se desejar acesso.

Resumo

A Folha de Importação de Dados dos Hóspedes facilita a gestão de reservas grandes e complexas, permitindo importar dados em massa através de um processo simples de descarregar – preencher – carregar. Desta forma, consegue gerir reservas de grupo mais rapidamente e com menos erros.

Se quiser ativar esta funcionalidade ou tiver dúvidas sobre a sua utilização, contacte a Equipa de Suporte através do chat na aplicação.