Was sind Depositionsberichte?

Die Anzahlungsberichte von RoomRaccoon geben einen super Überblick über Vorauszahlungen von Direktbuchungen und die laufenden Salden der Gäste. So sorgt ihr für finanzielle Transparenz und einen reibungslosen Ablauf für Hoteliers. 

Diese Berichte sind für Premium (T3)- und Enterprise (T4)-Abonnenten verfügbar und bieten Echtzeit-Einblicke in Vorauszahlungen und deren Einfluss auf euer Finanzmanagement. 

Hier ist eine Übersicht über die verschiedenen Dashboards und Berichte zu Einzahlungen, was sie können und wie sie euch helfen.

1. Dashboard "Einzahlungen und hausinterne Zusammenfassung

• Was es zeigt: Dieses Dashboard gibt einen Überblick über Vorauszahlungen, Erstattungen und interne Salden, die in zwei Karten dargestellt sind:

Links: Aktuelle Verbindlichkeiten in Echtzeit:

• Wert der Einlagen vor dem heutigen Tag: Der Gesamtwert der Vorauszahlungen, die vor heute gemacht wurden.  

• Heute erhaltene Einzahlungen: Der Gesamtwert der Vorauszahlungen, die heute eingegangen sind.  

• Heute erstattete Anzahlungen: Der Gesamtwert der Vorauszahlungen, die heute an die Gäste zurückerstattet wurden. Das ist immer ein negativer Wert, der eine Verbindlichkeit darstellt.  

• Heute in interne Guthaben umgewandelte Einlagen: Der Gesamtwert der Einlagen, die heute in offene Gästeguthaben umgewandelt wurden. Auch das ist ein negativer Wert, der eine Verbindlichkeit darstellt.  

• Echtzeit-Einlagenverbindlichkeit: Die Nettoverbindlichkeit berücksichtigt alle erhaltenen, erstatteten und umgeschichteten Einlagen.

Rechts: Management-Übersicht in Echtzeit:

• Gesamtsumme der internen Guthaben: Das sind die gesamten Salden, die mit den aktuellen Gästen im Haus verbunden sind.  

• Gesamteinnahmen heute: Der Gesamtbetrag, den wir heute über alle Buchungen eingenommen haben. Diesen Wert findest du auch als Bruttogesamtbetrag im Bericht "Zusammenfassung/Kennzahlen" und in einer Aufschlüsselung dieser Werte.  

• Summe der Zahlungen heute: Der Gesamtwert aller Zahlungen, die über die Seite "Alle Zahlungen" im Modul "Zahlungen" (ohne OTA-Provisionen aus den Reservierungsdetails) eingegangen sind, und zwar von heute.  

• Gesamte Erstattungen heute: Der Gesamtwert aller Zahlungen, die heute erstattet wurden (keine Vorauszahlungen). Diese Daten findest du auch im Bericht "Alle Zahlungen", wenn das Erstattungsdatum heute ist (ohne OTA-Provisionen).  

• Total Debtors Due: Das ist der Gesamtbetrag, den Gäste oder Bucher dem Hotel noch schulden. Diesen Betrag findest du auch im Debtors-Bericht als Gesamtwert.  

• Wert:  

  • Verhindert eine Überbewertung der Einnahmen, indem Vorauszahlungen als Verbindlichkeiten ausgewiesen werden.  

  • Zeigt den Finanzstatus auf einen Blick an und sorgt damit für operative Genauigkeit.  

  • Hilft bei der Überwachung von Erstattungen, die über RaccoonPay bearbeitet werden.

2. Einzahlungsbericht (herunterladbar)

• Was er verfolgt: Dieser Bericht gibt dir alle Details zu den Vorauszahlungen, die in einem bestimmten Zeitraum geleistet wurden.  

• Regeln: Damit ein Eintrag hier auftaucht, muss der Reservierungsstatus entweder „Gebucht“ oder „Online eingecheckt“ sein und das Ankunftsdatum in der Zukunft liegen.  

• Wichtige Details:  

  • Reservierungs-ID  

  • Ankunfts- und Abreisedatum  

  • Status der Reservierung  

  • Datum der Zahlung  

  • Betrag der Zahlung  

  • Zahlungsmethode  

  • Name des Buchenden  

• Wert:  

  • Bietet einen klaren Überblick über alle Einlagen, die mit den Reservierungen verbunden sind.  

  • Ermöglicht es, nach Datumsbereichen zu filtern und die Daten zur Analyse zu exportieren.  

  • Stellt sicher, dass die Einzahlungen von Gästen genau verfolgt werden, bevor sie in interne Bilanzen umgewandelt werden.

3. Bericht über Einzahlungsbewegungen (herunterladbar)

• Was er verfolgt: Dieser Bericht zeigt, wie Vorauszahlungen beim Einchecken der Gäste in die laufenden Salden übertragen werden.  

• Regeln: Damit ein Eintrag hier auftaucht, muss der Reservierungsstatus „Eingecheckt“ oder „Online eingecheckt“ sein, und das Ankunftsdatum muss heute sein.  

• Wichtige Details:  

  • Reservierungs-ID  

  • Ankunfts- und Abreisedatum  

  • Status der Reservierung  

  • Datum der Zahlung  

  • Betrag der Zahlung  

  • Zahlungsmethode  

  • Name des Buchenden  

• Wichtige Einblicke:  

  • Zeigt, wie sich die Einlagen von Verbindlichkeiten in eigene Einnahmen umwandeln.  

  • Verfolgt den Buchungsstatus, um zu sehen, welche Gäste eingecheckt haben.  

• Wert:  

  • Sorgt dafür, dass die Einnahmen genau verfolgt werden, wenn Einzahlungen in Zahlungen für Dienstleistungen umgewandelt werden.  

  • Hilft, den Cashflow vorherzusagen, indem gezeigt wird, wie sich die Mittel während des Aufenthalts eines Gastes bewegen.

4. Hausinternes Salden-Dashboard

• Was es verfolgt: Echtzeitüberwachung aller aktiven Reservierungen und ausstehenden Salden.  

• Regeln: Die hier erfassten Gesamtsalden und Beträge kombinieren positive und negative Werte. Negative Werte stehen für Verbindlichkeiten (Leistungen, die den Gästen noch geschuldet werden), positive Werte für ausstehende Zahlungen an dich (Debitoren).  

• Wichtige Details:  

  • Reservierungs-ID  

  • Ankunfts- und Abreisedatum  

  • Status der Reservierung  

  • Datum des Saldos: Das Ankunftsdatum des Gastes, das angibt, wann seine Vorauszahlung auf den internen Saldo angerechnet wird.  

  • Betrag: Der aktuelle Tagessaldo, der je nach den geleisteten Vorauszahlungen und der Phase des Aufenthalts des Gastes positiv oder negativ sein kann. Dieser Betrag wird auf der Reservierungskarte im Abschnitt „Zahlung“ als „Reservierungssaldo“ angezeigt.  

• Wichtige Einblicke:  

  • Identifiziert nicht beglichene Zahlungen und Gästesalden.  

  • Verfolgt Saldobewegungen von negativ (Vorauszahlungen) zu positiv (ausstehende Gebühren).  

• Wert:  

  • Gibt Einblicke in den Finanzfluss, wenn Gäste Dienstleistungen in Anspruch nehmen.  

  • Hilft bei der proaktiven Verwaltung von Gästezahlungen und reduziert das Risiko von unbezahlten Rechnungen.