Wat zijn aanbetalingsrapportages?

De aanbetalingsrapportages in RoomRaccoon bieden een uitgebreid overzicht van vooruitbetalingen van directe boekingen en lopende gasten credit, waardoor hoteliers verzekerd zijn van financiële transparantie en een soepele bedrijfsvoering.

Deze rapporten zijn beschikbaar voor Premium (T3) en Enterprise (T4) abonnees en bieden real-time inzicht in de aanbetalingen van directe reserveringen en hun impact op je financiële beheer.

Hieronder vind je een overzicht van de verschillende dashboards en -rapporten, hun functionaliteiten en hoe ze waarde toevoegen aan je bedrijfsvoering.

1. Aanbetalingen en In-House overzicht Dashboard 

• Wat je kunt vinden in deze rapportages:
  Dit dashboard geeft een overzicht van aanbetalingen, terugbetalingen en in-house saldo's in twee kaarten:

Links: Huidige passiva in real-time:

• Openingssaldo: Totale aanbetalingen ontvangen voor vandaag. 

• Vandaag ontvangen: Totale waarde van aanbetalingen ontvangen vandaag. 

• Vandaag terugbetaald: Totale waarde van terugbetaalde aanbetalingen aan gasten/boekers vandaag. Dit zal altijd als een negatief bedrag worden weergegeven. 

• Overgezet naar 'in-house': De totale waarde van aanbetalingen die zijn omgezet naar gastensaldo op de datum van vandaag. Dit is een negatieve waarde, die een passiva vertegenwoordigt.

• Totale stortingen in realtime: dit is de som van bovenstaande velden. 

Rechts: Management overzicht in real-time:

• Totale saldo in-house reserveringen: Het totale saldo van de huidige in-house gasten.

• Totale omzet van vandaag: De totale waarde van de omzet die vandaag is gegenereerd in de reserveringen. 

• Totale betalingen vandaag: De totale waarde van betalingen via de pagina Alle betalingen in de Betalingen-module (exclusief OTA-commissies uit reserveringsdetails) van vandaag.

• Totale restituties vandaag: De totale waarde van betalingen die vandaag zijn terugbetaald (geen aanbetalingen). Je kunt deze gegevens ook vinden in het rapport Alle betalingen waarbij de restitutiedatum vandaag is (exclusief OTA-commissies).

• Totaal verschuldigde debiteuren: Het totale bedrag dat gasten of boekers nog verschuldigd zijn aan het hotel. Dit kan ook worden gevonden in het rapport Debiteuren als een totale waarde.
  
  

• Waarde:

  • Voorkomt overwaardering van omzet door aanbetalingen als passiva weer te geven.

  • Geeft in één oogopslag de financiële status weer en zorgt zo voor operationele nauwkeurigheid.

  • Helpt bij het bewaken van terugbetalingen die via RaccoonPay zijn verwerkt.

2. Aanbetalingsrapport (te downloaden)

Wat je kunt vinden in dit rapport: Dit rapport biedt gedetailleerde informatie over aanbetalingen over een specifiek datumbereik.

Regels:
For an entry to appear here, the reservation status must be any of Booked or Online Checked-In with their date of arrival in the future.

Key Details:

• ID reservering 

• Aankomst- en vertrekdatum

• Reserveringsstatus

• Datum betaling

• Betaald bedrag

• Betaalmethode

• Naam boeker

Waarde:

• Biedt transparantie in alle aanbetalingen die zijn gekoppeld aan reserveringen.

• Maakt filteren op datumbereik en exporteren voor analyse mogelijk.

• Zorgt ervoor dat aanbetalingen van gasten nauwkeurig worden bijgehouden voordat ze worden omgezet naar in-house saldo.

3. Migratierapport aanbetalingen (te downloaden)

Wat je kunt vinden in dit rapport: 
Dit rapport controleert hoe aanbetalingen worden omgezet in lopende saldo wanneer gasten inchecken.

Regels: 
Om hier te verschijnen moet de reserveringsstatus of ingecheckt of online ingecheckt zijn en de aankomstdatum moet vandaag zijn.

Belangrijke Details:

• ID Reservering 

• Aankomst- en vertrekdatum

• Reserveringsstatus

• Datum betaling

• Betaald bedrag

• Betaalmethode

• Naam boeker

Belangrijke Inzichten:

• Toont de overgang van aanbetalingen van passiva naar in-house omzet.

• Houdt reserveringsstatus bij om te bevestigen welke gasten hebben ingecheckt.

Waarde:

• Zorgt ervoor dat de omzet nauwkeurig wordt bijgehouden wanneer aanbetalingen worden omgezet in betalingen voor diensten.

• Helpt de cashflow te voorspellen door te laten zien hoe geld verschuift tijdens het verblijf van een gast.

4. In-house saldo overzicht

Wat je kunt vinden in dit rapport: 
Real-time controle van alle actieve reserveringen en openstaande saldo.

Regels:

De totale saldo's en bedragen die hier worden geregistreerd, zijn een combinatie van positieve en negatieve waarden. Negatieve waarden duiden op passiva (diensten die nog verschuldigd zijn aan gasten), terwijl positieve waarden duiden op uitstaande betalingen die aan jou verschuldigd zijn (debiteuren).

Belangrijke Details:

• ID Reservering 

• Aankomst- en vertrekdatum

• Reserveringsstatus

• Datum saldo
  De aankomstdatum van de gast, die aangeeft wanneer de aanbetaling wordt verrekend met het in-house saldo.

• Bedrag
  Het huidige dagsaldo, dat positief of negatief kan zijn op basis van de aanbetalingen en de status van het verblijf. Dit bedrag kun je vinden op de reservering met het label 'Reserveringssaldo' onder het betalingsgedeelte.

Belangrijke Inzichten:

• Identificeert openstaande betalingen van gasten.

• Volgt saldomutaties van negatief (aanbetalingen) naar positief (openstaande posten).

Waarde:

• Biedt inzicht in de financiële stroom tijdens het gastenverblijf. 

• Helpt betalingen van gasten proactief te beheren, waardoor het risico op onbetaalde saldo afneemt.